м, служба ДОП, незалежно від назви, бере на себе весь комплекс робіт з інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності. Нормативними документами за службою діловодства закріплені традиційні технологічні функції.
В даний час відбувається процес трансформації служби діловодства в службу управління документацією. У зв'язку з цим до перерахованих функцій додаються нові, раніше не властиві діловодній службі. Серед них можна виділити наступні:
впровадження автоматизованих технологій;
контроль за експлуатацією автоматизованих технологій;
оцінка якості документаційного забезпечення;
планування інформаційних потреб;
нормування праці;
управління кадрами самої діловодної служби (підбір, розстановка, навчання, консультування, підвищення кваліфікації).
1.5 Регламентація служби ДОУ
Регламентація діяльності служби ДОУ здійснюється в цілому ряді локальних нормативних документів - положення про службу ДОП, посадових інструкціях працівників цієї служби, інструкції з діловодства, табелі форм документів.
Положення про службу діловодства конкретної організації (фірми) визначає її завдання, функції, права та обов'язки.
Формуляр положення і структура тексту уніфіковані в УСОРД. Структура тексту положення складається з розділів. Текст кожного розділу викладається але пунктам, які нумеруються арабськими цифрами, в межах кожного розділу.
У розділі 1 «Загальні положення» встановлюється точна назва служби діловодства, її місце в структурі організації (фірми), ступінь самостійності служби.
Розділ 2 «Цілі і завдання» формулює цілі та основні завдання служби діловодства.
Розділ 3 «Функції» є основним і включає детальний опис усіх функцій, виконуваних службою діловодства, у тому числі і специфічних для даної організації.
Розділ 4 «Права та обов'язки» перераховує права, які закріплюються за службою в цілому для виконання покладених на неї завдань і функцій. Служба має право:
вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням надлишкової інформації в організації та підвідомчій системі (для організацій, що мають підвідомчу систему);
контролювати і вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації;
запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи служби ДОУ;
проводити перевірку організації документаційного забезпечення управління в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірки до керівників структурних підрозділів для прийняття ними відповідних заходів;
залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог;
визначати завдання документаційного забезпечення управління, з метою впровадження новітніх інформаційних технологій.
Розділ 5 «Керівництво» містить відомості про найменування посади керівника служби ДОП, вимоги до його кваліфікації (рівнем освіти, стажу практичної роботи.), порядку призначення та звільнення з посади, а також відомості про посадову особу, заміщає посаду в період відсутності керівника (відпустка, хвороба).
У число функцій включають організацію роботи з діловодства в установі, координацію і контроль діяльності співробітників служби, розробку нормативно-методичного забезпечення та ін.
До прав керівника служби ДОУ можуть належати підписання та візування документів, завірення їх копій, внесення пропозицій керівництву організації щодо вдосконалення роботи з документами, подання співробітників служби до заохочень, стягненням, атестації.
Керівник може нести відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання службою у повному обсязі завдань і функцій, виконання вказівок і доручень керівництва, організацію роботи служби ДОП, дотримання порядку і дисципліни, забезпечення необхідних умов праці її працівників.
У цьому розділі можуть бути встановлені персональні права керівника служби діловодства. Наприклад, право підписувати, стверджувати, візувати документи, видавати розпорядження з певного кола питань, призначати і звільняти від займаних посад працівників служби діловодства (або представляти документи для цих процедур), застосовувати заходи заохочення або стягнення і т. Д.
...
