истеми дещо ширше, ніж СЕД. Під першою розуміють набір технологій, інструментів і методів, використовуваних для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації всім споживачам усередині організації. Наприклад, для того, щоб мати право називатися ECM-системою, СЕД повинна містити засоби сканування документів, гарантувати збереження документів, підтримувати регламенти доступу до них та їх зберігання, управління інтернет-даними і В«динамічним контентомВ» при організації взаємодії багатьох користувачів і т. д.
Комплексна автоматизація підприємств, компаній, як правило, будується шляхом інтеграції декількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо правильно визначити, що саме має реалізовуватися в рамках кожної системи, і забезпечити їх раціональне взаємодія.
Відповідно з набором реалізованих функцій і областей застосування в СЕД укрупнено можна виділити наступні напрямки:
в—Џ системи діловодства;
в—Џ електронні архіви;
в—Џ workflow-системи (для стислості будемо називати їх WF-системами);
в—Џ комплексні, або ECM-системи (про останні ми вже говорили вище). p> Якщо традиційні СЕД все ще тяжіють до автоматизації досить вузької сфери В«канцелярско-офісногоВ» документообігу, то багато сучасні системи ЕДО демонструють значно більші можливості і орієнтовані також на роботу з бізнес-процесами, підтримку і управління інформаційними потоками та організацію взаємодії користувачів.
Вимоги до архітектури і встаткування для СЕД зміщуються в сторону одночасної роботи багатьох користувачів з конкретними документами, процесами, проектами, великими масивами неструктурованої інформації. Істотно підвищуються вимоги до можливостей пошуку, надійності зберігання, до обслуговування та підтримки значних обсягів збереженої інформації. Специфіка автоматизації бізнес-процесів в СЕД виставляє свої вимоги по швидкості обробки інформаційних потоків, можливості їх контролю та перерозподілу, з автоматизації окремих операцій, кроків, робіт, по інструментах і засобам налаштування маршрутів і пр.
Які завдання і напрямки недоцільно реалізовувати в СЕД? До подібних завдань можна віднести, наприклад, кадрове діловодство або облік фінансових документів, завдання аналізу і пр.
Незважаючи на те, що формально назви цих завдань начебто безпосередньо пов'язані з документами, перше завдання полягає не в управлінні самими документами, а в обліку і управлінні кадрами. Тут потрібно отримувати різні вибірки з персоналу (наприклад, за освітою, статтю, спеціальностями, дату прийому/звільнення), оперувати даними з кадрових наказів і т. п. Для цього інформація в базі даних повинна зберігатися в структурованому вигляді, а не як окремі неструктуровані документи. Створення кожного документа має відбиватися на зміну стану персоналу, тому для автоматизації кадрового діловодства доцільніше використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з СЕД для зберігання та погодження неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т. д.).
Аналогічно йде ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками, заявками на оплату, платіжними документами й т.п. Вони тісно пов'язані з розрахунком заборгованості, термінами оплати, статтями бюджету і іншими параметрами, як правило, враховуються в бухгалтерських та ERP-системах. Оскільки, наприклад, електронний образ рахунки-фактури все одно доведеться формувати, вводити і зберігати в структурованому вигляді (у бухгалтерській або відповідної облікової системі), то заносити його в СЕД скануванням недоцільно. У даному випадку найбільш правильний варіант - інтеграція ECM- і ERP-систем, при якій запису ERP-системи можуть відправлятися у вигляді вкладень в завдання ECM-системи, наприклад, для узгодження, а підсумкові звіти ERP-системи можуть зберігатися в СЕД і підписуватися електронним цифровим підписом. p> Тому, приймаючи рішення про вибір і розвитку ІТ-інфраструктури підприємства, керівник (або, принаймні, ІТ-служба) повинен вирішити нелегку задачу - оптимально наповнити інформаційне середовище компанії, відшукати найбільш ефективні для конкретної фірми поєднання продуктів і технологій, розмежувати області перетину взаємодоповнюючих ІТ-систем найбільш раціональним чином. Загалом, знайти ефективне застосування для кожної. А для цього йому треба добре розбиратися в нюансах і термінології, в тонкощах систем, пропонованих сьогодні ринком, представляти і враховувати особливості і суттєві відмінності СЕД і ERP-систем, характер даних систем кожного типу. Провести вододіл між цими системами і чітко визначити їх технологічні кордону, методологію взаємодії і завдання користувачів не тільки на сьогодні, а й хоча б на середньострокову перспективу, визначити потенційні обсяги даних, оцінити можливості масштабування і пр.
Довготривала ІТ-стратегія повинна припускати наявність самостійної СЕД, яка вирішуватиме свої з...
