сно недавній соціалістичний період був розроблений і введений основоположний документ - Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), якийсь стандарт, на базі якого галузевими міністерствами, відомствами і комітетами розроблялися деталізовані нормативні і регламентуючі документи, вводилися уніфіковані форми конкретних типів документів. Багато положень названих документів не втратили актуальності дотепер і діють в держсекторі в сфері паперового канцелярського документообігу, але, природно, еволюціонують, особливо останнім часом.
Для роботи з електронними документами в Росії протягом багатьох років найбільш активно використовуються системи, які можна віднести в основному до двох класів: системи електронних архівів (СЕА) та системи електронного документообігу (СЕД). Деякі автори пропонують виділяти ще один клас, цікавий саме для російських користувачів, - системи електронного діловодства, - і, щоб не плутати з останніми, називають їх СДЕ - системи діловодства електронні. Але в принципі вітчизняні СЕД, як правило, включають в себе і ці функції.
Незважаючи на завали західних термінів у цьому ІТ-сегменті, багато фахівців у Росії вважають за краще дотримуватися традиційного терміна В«Електронний документообігВ», хоча він сьогодні не зовсім точно (повно) визначає суть питання. На практиці даний термін вбирає в себе куди більш широкий зміст. Наприклад, в поняття В«електронний документообігВ» в російській компанії DIRECTUM вкладають весь спектр технологій: управління електронними документами (електронний архів); управління діловими процесами (workflow); управління інтернет-даними; управління знаннями; традиційне діловодство.
Російські системи більшою мірою орієнтовані на підтримання документоорієнтованих управління, а не на управління довільним, як модно тепер говорити, контентом (тобто найрізноманітнішим інформаційним наповненням, змістом), як на Заході.
Названі вище умовні класи спочатку націлювалися на різні завдання і сценарії використання.
СЕА створювалися, щоб протягом тривалого часу зберігати і враховувати документи як такі собі своєрідні інформаційні склади. Документ супроводжувався відповідними реквізитами (карткою, аналогічної бібліотечної), щоб його потім можна було знайти і переглянути. Для реалізації аналогічних завдань з'являються різні, в тому числі апаратні, системи зберігання та пошуку паперових документів, мультимедіа-і фотоматеріалів (Мікрофіші) і пр., уніфікуються формати документів. p> Що відбувається з документом поза архіву, дану систему НЕ цікавить. У процесі розвитку в СЕА з'являються інструменти та функції для реалізації політики зберігання та міграції документів. Наприклад, виділяють документи оперативного та довготривалого зберігання і переведення з одного виду в інший. Таким чином, і тут починають з'являтися елементи руху та стадії життєвого циклу документа, найпростіші docflow і workflow.
Якщо СЕА спочатку створювалися для зберігання та обліку документів, то СЕД призначалися для управління документами.
У західних джерелах зустрічається кілька варіантів термінів, що мають відношення до управління документами, які, з одного боку, відображають тенденції розвитку даного напрямку, а з іншого-маркетингові хитрощі деяких виробників. Ось ці терміни: Document Management - управління документами; Electronic Document Management System (EDMS) - система управління електронними документами, електронним документообігом; Enterprise Document Management Systems (теж EDMS) - системи управління корпоративними документами.
У різних авторів (і розробників) у ці терміни може вкладатися різний зміст. Деякі наші експерти стверджують, що EDMS-системи відповідають радше за управління зберіганням документів, а не за документообіг (Рух документів). Іншими словами, виходить, що якісь системи EDMS ближче до СЕА. Це свідчить про те, що в кожному конкретному випадку (Незважаючи на заяви постачальників) потрібно більш глибоко вивчати функціональне наповнення і реальні можливості систем, перш ніж відносити їх до того чи іншого класу.
Будь-який документ проходить різні фази свого життєвого циклу, і його, для зручності і прискорення роботи, на всіх цих стадіях можна зробити доступним іншим співробітникам, з якими необхідно взаємодія, в тому числі ще в процесі підготовки документа. Звідси виникають і такі поняття, як версійність документів, стадії життєвого циклу, стану документів, маршрути руху, спільна (групова) робота, процес, docflow і workflow і пр.
У свою чергу, СЕД розвиваються в напрямку посилення архівних функцій: з'являються різноманітні сховища документів, подання документа в різних форматах.
У результаті з'являється новий клас систем, що отримав назва ECM, в якому представлені функції обох вищезазначених напрямків (СЕА і СЕД). p> Enterprise Content Management (ECM) - це управління корпоративними інформаційними ресурсами, їх змістом і наповненням. Поняття ECM-с...
