авдання і при необхідності інтегруватися з ERP-системою по ряду напрямків. Приміром, від створення та руху документів, підписання їх ЕЦП до відправки структурованих документів за маршрутами узгодження з використанням механізмів workflow СЕД, розміщення документів тривалого зберігання і ERP-звітності в електронних архівах СЕД і пр. 5. Аналіз ефективності впровадження СЕД
Ефективність - одне з найбільш загальних економічних понять. Ефективність можна визначити як ймовірність досягнення мети. Проведений вище аналіз передумов впровадження СЕД недостатній для рекомендації її впровадження. Необхідний аналіз економічної ефективності СЕД.
Цілі впровадження системи електронного документообігу:
В· автоматизація діловодства,
В· автоматизація потоків документів,
В· автоматизація контролю виконання документів та доручень,
В· підвищення виконавської дисципліни,
В· наведення порядку в роботі з документами,
В· скорочення часу на операції з документами,
В· перехід до безпаперових технологій. p> Таким чином, можна визначити ефективність використання системи електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі для окремих виробництв і користувачів. У цьому випадку розумно розглядати наступні види ефектів:
В· економічний - його показники враховують у вартісному вираженні всі види результатів і витрат, обумовлених реалізацією СЕД. Автоматизація діловодства, автоматизація потоків документів, автоматизація контролю виконання документів та доручень сприяє скорочення помилок, присутніх при ручній праці, прискоренню процесу документообігу, що дає безсумнівний виграш у часі і економію у витратах електроенергії, витрат на оплату машинного часу і т.д.
В· фінансовий - розрахунок показників цього виду ефекту базується на фінансових результатах використання СЕД, що знаходить відображення у скорочення часу на операції з документами, тим самим знижує тривалість роботи з документами,
В· ресурсний - його показниками відображають вплив використання СЕД на обсяг виробництва і споживання того чи іншого виду матеріального ресурсу (електроенергії, трудових ресурсів та ін.) Як вже було сказано, виграш у часі при роботі з документами знизить витрата Електроресурс, трудових ресурсів і т.д.
В· науково-Технічок - включає новизну, простоту, корисність СЕД;
В· соціальний - його показники враховують соціальні результати реалізації СЕД, що виражаються в зменшенні трудомісткості підготовки і переробки одиниці даних у автоматизованій системі управління документообігом. <В
5.1 Економія витрат на оплату праці користувачів СЕД
Розглянемо детальніше економію витрат на оплату праці користувачів СЕД.
Розрахунок умовної річної економії витрат на оплату праці працівників j-ої кваліфікації З j при зміні трудомісткості процесів підготовки та обробки інформації в результаті впровадження СЕД визначається за формулою
З j = З зпj (Q 1 - Q 2 ) А 2 /Ф j ,
де З зпj - Річний фонд заробітної плати працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, руб.; Q 1 , Q 2 - трудомісткість підготовки і переробки одиниці даних у базовому і новому варіантах програмного продукту, чол./год; А 2 - річний обсяг робіт з підготовки та переробці даних у новому варіанті програмного продукту, натуральних од.; Ф j - річний фонд робочого часу одного працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, ч.
Розрахуємо економію витрат на оплату праці менеджера, що працює в бюджетній сфері по 11 розряду єдиної тарифної сітки і має оклад 2787 рублів. З урахуванням того, що менеджер має щомісячну премію в розмірі 75% від свого окладу, його щомісячна зарплата становить 4877,25 руб. Отже, річний фонд заробітної плати менеджера становить 58527 руб. Враховуючи, що при п'ятиденному робочому тижні, кількість робочих днів 249, річний фонд робочого часу менеджера складе 1992 години.
Трудомісткість підготовки та оформлення документів при колишньому методі роботи і в системі СЕД становить відповідно 25 [чол./год] і 20 [чол./год]. Річний обсяг робіт з підготовки та переробці даних в СЕД (у натуральних одиницях) становить ≈ 80 документів. p> Таким чином, отримуємо економію витрат на оплату праці менеджера:
С = 58 527 В· (25 - 20) В· 80/1992 = 11752,41 рублів,
що становить 20% від річного фонду заробітної плати менеджера 11 розряду, зайнятого підготовкою і переробкою документів в автоматизованій системі документообігу.
В
5.2. Економія витрат на оплату машинного часу
Пр...
