ук, отримання, передачу, виробництво і поширення інформації регулює Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» (ст. 6, 7, 8, 9, 10) [3]. Цей закон визначає термін «інформація» як «відомості (повідомлення, дані), незалежно від форми їх подання». По-новому трактується «документована інформація» - як «зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або, у встановлених законодавством України випадках, її матеріальний носій» [9] lt; # justify gt; При організації електронного документообігу необхідно пам'ятати, що природа електронних документів - цифрова, з цим пов'язані особливості оформлення документів та організації роботи з ними.
Робота з документами в організаціях будь-якого рівня пов'язана з вирішенням цілого спектра завдань, обсяг і складність яких зростає разом із зростанням числа самих документів: пошук інформації, підтримка її в актуальному стані, забезпечення режиму конфіденційності та збереження документів та т.д.
Документ, як говорилося вище, являє собою інформацію, яка структурована на носії. На папері інформація розташовується в звичній для нас формі (або в затвердженій нормативним документом формі, як для рахунків-фактур (СФ)): реквізити, таблиця з цифрами і т д.
Електронний документ теж являє собою інформацію і теж має свою структуру. Структура може бути різною, головне щоб цю інформацію могло прочитати ПО і обробити (наприклад, вивести на екран, щоб користувач зміг побачити її). У форматі відома структура інформації, довжина та розташування полів. Коли формат універсальний і відомий багатьом учасникам, то всі вони без праці за допомогою свого ПЗ зможуть прочитати документ [16].
Наприклад, на даний момент ФНС затверджені формати для СФ, КСФ, книг покупок і продажів, журналу обліку СФ, акта передачі робіт (послуг) і товарною накладною. Причому для двох останніх первинних документів формат був рекомендований і не є обов'язковим.
Це означає, що СФ повинен бути складений тільки в такому форматі. Формат надає йому юридичну значимість. Вносити виправлення в формат не можна. А ось рекомендований формат первинних документів змінювати можна. Більш того, первинні документи можна складати в будь-якому форматі, і це не вплине на його юридичну значимість.
Порядок передачі документа теж може впливати на юридичну значимість. Так, електронні СФ (Есф) обов'язково повинні бути передані в певному порядку (ст. 169 НК РФ). Такий порядок був затверджений Наказом Мінфіну від 25.04.2011 №50Н. Невиконання даного порядку тягне за собою втрату юридичної значимості Есф [16].
А от для інших документів, що виставляються в електронному вигляді контрагенту, немає вимог до порядку передачі.
Для ідентифікації при роботі з електронними документами використовуються такі реквізити:
- найменування та позначення документа;
- дата і час створення, подальшого затвердження і останньої зміни;
- дані про творців;
- дані про захист електронного документа;
- дані про кошти електронного цифрового підпису або засобах хешування, необхідних для перевірки контрольної характеристики або електронного цифрового підпису електронного документа;
- дані про програмних і технічних засобах, необхідних для відтворення електронного документа;
- дані про склад електронного документа [20].
Датою (часом) створення електронного документа приймається дата і час запису на носій остаточної версії електронного документа. Датою (часом) зміни електронного документа приймається дата запису на носій зміненої частини електронного документа.
Позначення електронного документа присвоюються організацією-розробником відповідно вимогам нормативних документів.
Для ідентифікації змінного носія при роботі з електронними документами використовується етикетка. Етикетка містить обов'язкові дані: ім'я власника, номер та ідентифікатор змінного носія, дати і час запису на цей носій. На етикетці можуть бути й інші відомості: найменування електронного документа, ідентифікатор довідкового або головного файлу та ін. Розміри етикетки залежать від типу носія. Засвідчення справжності електронного документа здійснюється посвідчує листа або за допомогою електронного цифрового підпису [20]. Електронний підпис, згідно з федеральним законом 63-ФЗ «Про електронний підпис», надає електронним документам юридичну значимість [4]. Закон №63-ФЗ стверджує два види підпису - просту і посилену. Простий підпис дозволяє ідентифікувати підписанта. Для її створення не потрібно використовувати криптогр...
