афію і ключову пару. Проста електронний підпис (ЕП) - це інформація, яка приєднана до файлу і каже, хто підписав документ. Користувач авторизується в системі під своїм логіном-паролем і від свого імені відсилає файл одержувачу. Система фіксує користувача, таким чином виходить, що файл містить інформацію про користувача (проста ЕП).
Посилена ЕП не тільки ідентифікує підписанта, але і захищає документ від змін. Для формування посиленою електронного підпису використовуються криптографічні засоби і два ключі: ключ ЕП і ключ перевірки ЕП. Посилена ділиться на кваліфіковану і некваліфіковану ЕП.
Кваліфікована ЕП (КЕП) відрізняється від некваліфікованої тим, що має кваліфікований сертифікат, який виданий акредитованим центром, що засвідчує (УЦ) і відповідає певним вимогам. Також засоби криптографічного захисту інформації (СКЗІ) КЕП повинні бути сертифіковані ФСБ. КЕП найзахищеніша з усіх підписів.
У федеральному законі №63-ФЗ прописано, що учасники електронної взаємодії можуть використовувати ЕП будь-якого виду, якщо це не суперечить нормативним актам або угодою між цими учасниками (ст. 4 №63-ФЗ). На даний момент в законодавстві є тільки кілька вказівок, які документи ніж підписуються. КЕП повинні бути підписані: Есф, електронна звітність, опис витребуваних документів, трудовий договір з дистанційним працівником. Для підписання первинних документів немає вказівок, який вид підпису застосовувати. Тому сторони можуть вибрати будь-який вид і домовитися про це між собою.
За замовчуванням можна використовувати КЕП, для неї не потрібно навіть складати угоду про рівнозначності електронного документа паперовому. КЕП на рівні ФЗ прирівняна до власноручного підпису, у той час як для інших видів сторонам таку угоду скласти доведеться (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ) [4].
Для посвідчення дійсності електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису застосовуються процедури виробництва та перевірки електронного цифрового підпису. Особа, яка утворила електронні документи, засвідчує їх шляхом вироблення електронного цифрового підпису за даними, складовим електронні документи, із застосуванням особистого ключа підпису. При перевірці достовірності електронного цифрового підпису використовується відкритий ключ, що належить особі, який посвідчив електронні документи.
Паперовий засвідчує лист повинен містити:
- позначення електронного документа;
- дати (час) створення, затвердження електронного документа та останньої зміни;
- контрольні характеристики електронного документа або їх складових частин;
- підписи осіб, відповідальних за розробку, виробництво, узгодження, затвердження, нормоконтроль електронного документа, а також друк [20].
На стадії обігу функції посвідчує листа може виконувати копія електронного документа на папері, завірена особами, відповідальними за розробку, виготовлення, погодження та затвердження електронного документа, та печаткою.
Порядок зберігання, обліку та знищення електронних документів та утилізації носіїв визначається організацією, що зберігає електронні документи, і узгоджується з державним органом з діловодства та архівів.
Відомчий архів зберігає електронні документи в спеціалізованому сховище або у виділених приміщеннях тривалого зберігання інформації. У регламенті робіт відомчого архіву передбачається резервування копій електронних документів, які зберігаються окремо від вихідних електронних документів.
Керівництвом підприємства призначається особа відповідальна за забезпечення схоронності електронних документів.
Формати електронних документів повинні забезпечувати доступ до електронних документів, їх розповсюдження, відтворення і збереження в часі. Для електронних документів з постійним терміном зберігання використовуються формати файлів, узгоджені з держархівом. У зворотному випадку електронні документи перетворюються в необхідний формат до моменту передачі до держархів [6].
Резюмуючи попередні міркування, можна сказати, що кожен електронний документ складається з набору інформації (текстової, графічної, аудіо, відео і т.п.) - вмісту електронного документа, і картки - форми, що містить набір атрибутів , що описують документ (автор, тип документа, дата створення, кореспондент і т.д.), які можуть бути використані для пошуку і угруповання електронних документів.
Висновок
Проаналізувавши наукову літературу та нормативно-правові документи, можна констатувати, що найбільш повне визначення електронного документа міститься в ФЗ від 6.04.2011 р N 63-ФЗ «Про електронний підпис», який говорить ...
