авління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмову зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією
Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення і прискорення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.
В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, видеотекст, зберігання зображень , а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
Автоматизацію офісу доповнюють некомп'ютерні засоби: аудіо і відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.
Основні компоненти
База даних є обов'язковим компонентом будь-якої інформаційної технології. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми так само, як в технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також вступати із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.
Приклад. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, передані торговими агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі поставках сировини. Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі відомості про курс валют або котирування цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми, які щодня коригуються у відповідному масиві бази даних.
Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції та ін. Будь-яке комп'ютерне застосування автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.
Текстовий процесор - це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення і редагування текстових документів. Таким чином, в розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.
Електронна пошта (E-mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачу одержувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямована зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є надто важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках із ста службові переговори по телефону мають на меті лише отримання інформації. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багаторазово посилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.
Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Щоб посилається повідомлення стало доступне всім користувачам електронної пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете надіслати відправлення з повідомленням про його отримання адресатом.
Аудіопочта - це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте прислані повідомлення. Система включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.
Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базовою складовою інформаційної культури будь-якого співробітника і автомат...
