(штат, структура інформаційно-технічних служб, безпосередня підпорядкованість керівництву музею осіб, відповідальних за розвиток електронної системи документообігу). Актуальна проблема розширення технічного кругозору фахівців інформаційних відділів музеїв, організації їх навчання, незалежного від постачальників обладнання та програм.
Історія впровадження автоматизованих інформаційних систем
Спочатку застосування комп'ютерів в музеї було орієнтоване на задоволення потреб службової діяльності музейного персоналу. Самим традиційним видом музейної діяльності є обліково-фондова робота; зі спроби автоматизувати її починали музеї впровадження ІТ. При цьому вирішувалося завдання створення комп'ютерної бази текстових даних про колекції на основі розроблених за індивідуальним замовленням (далеко не завжди професійно!) Комп'ютерних систем.
Зараз ситуація докорінно змінилася: створюються музейні автоматизовані інформаційні системи (АІС), виконані на високому професійному рівні і відповідають конкретним потребам музею.
Найбільшого поширення набули три системи:
· АІС-Музей, розробник - Головний інформаційно-обчислювальний центр Мінкультури РФ (# justify gt; Функціонально всі три системи мало чим відрізняються один від одного: кожна з них декларує здатність забезпечити автоматизацію практично всього технологічного циклу обліку та наукової обробки даних про колекціях - з моменту надходження предмета в музей до моменту отримання всіх необхідних документів в електронному та паперовому вигляді, включаючи процедури, пов'язані з рухом музейного предмету всередині і поза музею.
Практично всі три системи забезпечують:
· Ведення наскрізного обліку прийому, видачі та руху музейних предметів,
· Оформлення всієї обліково-депозитарних документації, в тому числі - Книг надходження, Інвентарних книг,
· Створення комп'ютерної Бази Даних про колекціях музею
· Швидкий пошук і сортування даних за різними ознаками та їх поєднаннями,
· Подання на екрані комп'ютера або в паперовому вигляді вихідних документів в заданому вигляді (інвентарні картки, списки, каталоги, етикетки та ін.)
Сучасні версії АІС дозволяють забезпечити автоматизацію і таких найскладніших технологічних операцій, як звірка колекцій. Нижче дано короткий опис декількох АІС, застосовуваних у музейної діяльності.
На початку 90-х років колектив Головного обчислювального центру Мінкультури РФ (ГІОЦ) запропонував музейному спільноті систему АІС-МУЗЕЙ raquo ;, яка була орієнтована на створення текстових баз даних, що містять описи музейних предметів і на вирішення завдань обліково-депозитарних характеру. Вона дозволяє:
вести електронний каталог предметів, що знаходяться в музеї (перша стадія обліку, перший облік) на тимчасовому зберіганні, в основному фонді, науково-допоміжному фонді;
поповнювати електронний каталог предметів основного фонду даними наукового опису (друга стадія обліку, другий облік);
вести облік письмових джерел особового походження за архівними правилами;
вести спецобліку музейних предметів, що містять дорогоцінні метали і камені (третя стадія обліку, третій облік);
відображати рух фондів музейних предметів як всередині музею, так і поза ним;
документувати проведені роботи (оформлення документів фондово-закупівельної комісії, складання облікових карток, різного роду актів, довідок і звітів про стан музейного фонду і т.п.);
вести авторські картотеки та інші довідники (з можливістю формування описів);
формувати облікові книги тимчасового зберігання; книги первинного обліку; інвентарні книги; книги спецобліку;
становити колекційні описи;
друкувати картки з описами предметів;
отримувати статистичну інформацію про кількісний склад фондів музею; про технічний стан фондів; про зміну схоронності предметів; про нові надходження; за формою 8-НК;
вести архів наукових досліджень музею.
здійснювати пошук описів предметів в базі даних по будь-яких умов з видачею списків знайдених предметів в Word;
здійснювати експорт/імпорт даних із зовнішніх систем;
враховувати велику кількості відомостей про реставраційні роботи
Система АС-Музей використовується в декількох десятках музеїв. В даний час пропонуються версії АС Музей - 3 і АС Музей - 4 .
