им сполучною ланкою між замовником і розробником. А така взаємодія підвищує ефективність розробки.
Необхідно вивчити структуру документообігу, існуючого в музеї на сьогоднішній день, щоб не вносити серйозних змін в стійкі бізнес-процеси музейної діяльності.
У цьому і була основна причина, по якій музей Галерея витончених мистецтв не вдаючись до вже розробленим програмним засобам автоматизації діяльності, а звернувся до організації-розробнику, щоб отримати інформаційну систему, яка буде відповідати особливостям саме їх музею. У Галереї образотворчих мистецтв" вже була спроба впровадження уніфікованої інформаційної системи, проте вона була недостатньо гнучкою, внаслідок чого було прийнято рішення відмовитися від неї як від функціонально незадовільного програмного продукту.
Аналіз ринку програмних продуктів
На даний момент в Росії існують системи, які автоматизують деякі функції і бізнес-процеси різних рівнів в музеях. Правда, подібні програмні продукти досі поширені й активно використовуються тільки великими музеями. В основному це пов'язано з великими витратами на розробку і впровадження, а музеї, які часто є підприємствами державними, мають обмежене фінансування, не завжди можуть дозволити собі такі великі витрати на автоматизацію діяльності.
Тому, навіть зараз, у вік сучасних технологій, багато музеїв уникають застосування інформаційних систем, використовують паперову документацію і каталоги. А це загрожує безліччю помилок, може призвести до втрати музейних об'єктів з тих чи інших причин. При переході музею на електронний документообіг можна мінімізувати ці ризики.
Електронний документообіг - система ведення документації, при якій весь масив створюваних, переданих і збережених документів підтримується за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій на комп'ютерах, об'єднаних в мережеву структуру, яка передбачає можливість формування та ведення розподіленої бази даних. При цьому не заперечується використання паперових документів, але пріоритетним визнається електронний документ, створюваний, коректований і зберігається в комп'ютері. Електронна (або інформаційна, автоматизована) система документообігу музею - це не тільки комп'ютери на робочих місцях співробітників і сайт в Інтернеті. Це взаємопов'язаний комплекс апаратно-програмних засобів та організаційно-методичних заходів, який на всіх етапах свого розвитку повинен враховувати людський фактор.
Проблеми впровадження автоматизованих інформаційних систем в музейній діяльності
Проаналізувавши попит і пропозиція на ринку музейних систем, розробники автоматизованих музейних інформаційних систем прийшли до наступних висновків :
· нові інформаційні технології недостатньо увійшли в життя багатьох музеїв,
· попит перевищує пропозицію,
· Мала матеріальна забезпеченість більшості музеїв,
· низька технічна оснащеність музеїв,
· відсутність висококваліфікованих IT-фахівців в штаті музеїв,
· відсутність недорогих вітчизняних розробок для автоматизації музейної справи,
· відсутність гнучких засобів адаптації систем до потреб конкретних музеїв, а також для проведення наукових досліджень.
Сьогодні в музеях склалася стихійна практика впровадження інформаційних систем, пов'язана, як правило, з придбанням програмного продукту, що автоматизує якусь функцію діяльності (наприклад, функцію обліку музейних фондів або функцію продажу квитків). Для установки такого програмного продукту відповідно до технічних вимог його розробника купуються комп'ютери (робочі станції і сервера), системне програмне забезпечення, система управління базами даних (СУБД). Всі перераховані елементи входять до складу технологічного фундаменту електронної системи документообігу. При цьому невеликі музеї виявляються у важких умовах, так як вартість технологічного фундаменту raquo ;, на якому вирішуються прикладні задачі, виявляється для них досить великий. Такий спосіб будівництва електронної системи документообігу можна охарактеризувати як шлях зверху вниз .
Таким чином, для будь-якого музею, як великого, так і невеликого, необхідна розробка довгострокової концепції або перспективного плану побудови та розвитку інформаційної системи, в якій обов'язково має бути присутня економічна складова. Успіх впровадження інформаційної системи - в збалансованому, економічно обгрунтованому розвитку прикладної функціональності і технологічної основи raquo ;. Велике значення має організаційна складова...
