ь реформи
Перераховані раніше основоположні документи КИД чітко визначали функції кожного її підрозділу і кожної посадової особи персонально.
Очолював Колегію закордонних справ президент-канцлер, граф Гаврило Іванович Головкін, його заступником був віце-президент, підканцлер, барон Петро Павлович Шафіров. Іншими членами колегії були: таємний канцелярії радник Андрій Іванович Остерман, канцелярії радник Василь Васильович Степанов і, нарешті, начальник Публічної експедиції полковник і лейб-гвардії капітан Горохів і три його асесора-який перебував у Петербурзі Петро Курбатов і два співробітники Московського Посольського наказу Михайло Ларіонов, який очолив Московський філія КИД, і Михайло Шафіров.
Обов'язки членів Колегії розподілялися наступним чином: президент, призначався царем - голова Колегії, вища посадова особа, яка мала звання канцлера. У силу указів від 22 грудня 1718 і 9 травня 1719 він був зобов'язаний керувати колегіально (нічого не робити без згоди членів Колегії і не підписувати без них ніяких указів). Однак Генеральний регламент давав у руки президента велику владу. Він керував усіма справами Колегії, спостерігав за правильністю діловодства в ній, за негайним виконанням найвищих указів. Президент був зобов'язаний стежити за тим, щоб і інші члени Колегії працювали зі старанням і старанністю. Якщо президент знаходив членів Колегії (назначавшихся, до речі сказати, не їм, а Сенатом) мало розумними або слабкими , то міг зробити подання Сенату з метою їх заміни, а недбайливих, що завдали шкоди справі, - понизити в посаді або зняти зовсім. Чини Колегії повинні були надавати президенту респект і лагодити послух . Президент спостерігав за негайним виконанням указів царя і Сенату. Він мав дві книги: в одній записувались укази сповнені, в іншій - ще не виконані. Ця друга книга завжди перебувала в Присутності на столі президента.
Функції канцелярії радників були наступні: їм ставилося в обов'язки складати грамоти до чужоземних государів, рескрипти до міністрів, і резолюції, та декларації та інша, які підлягають великого секрету і важливості , спостерігати за роботою секретарів, а також роздруковувати пошту з інших країн. При вирішенні особливо важливих таємних державних справ, які вимагали участі самого царя, канцлер і підканцлер повинні були викликати у Присутність всіх або декількох дійсних таємних радників (що служили в таємної канцелярії), число яких визначалося важливістю справи, від усіх належало бути раді на листі і потім доповідати про рішення . У цьому випадку в засіданнях Колегії брав участь і один з канцелярії радників, але якщо питань було багато, то обидва: дл...
