субрахунку), які дебетуються на ці суми (графа 9).
Реквізити, що відносяться до іноземної валюти (рядок 1а лицьової боку форми і графи 6 і 8 зворотного боку форми), заповнюються лише у разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого порядку, згідно з чинним законодавству Російської Федерації.
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою і приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітним обличчям до каси організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.
Відповідно до Інструкції щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій, затв. Наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н, для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками за сумами, виданими їм під звіт на адміністративно-господарські та інші витрати, призначений рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
На видані під звіт суми рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» дебетується в кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» кредитується в кореспонденції з рахунками, на яких обліковуються витрати і придбані цінності, або іншими рахунками в залежності від характеру зроблених витрат.
Аналітичний облік за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.
Додатково розглянемо питання про облік витрат на відрядження, які видаються в іноземній валюті, які враховуються одночасно у валюті й у валюті, перерахованої в рублі за курсом ЦБ РФ на день здійснення операції.
Працівникам, направленим у відрядження за кордон, крім витрат на проїзд та проживання відшкодовуються додаткові витрати, до яких відносяться на підставі п. 23 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749:
витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших документів;
обов'язкові консульські, а також аеродромні збори;
збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту;
витрати на оформлення обов'язкової медичної страховки;
інші обов'язкові платежі і збори.
Отже, для видачі працівнику грошей під звіт організація може:
зняти валюту зі свого поточного валютного рахунку, якщо на ньому є необхідні кошти;
купити валюту в банку;
видати працівникові рублі для того, щоб він сам купив валюту в банку.
Ці дії організації регламентуються Вказівкою ЦБ РФ від 14 серпня 2008 року № 2 054-У «Про порядок ведення касових операцій з готівковою іноземною валютою в уповноважених банках на території Російської Федерації».
Аванс відрядні працівникові можна видати двома способами: готівкою з каси або ж у безготівковому порядку. У Федеральному законі від 10 грудня 2003 № 173-ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль» немає прямої вказівки, що розрахунки у валюті можна (або не можна) здійснювати через касу. На цій підставі Президія ВАС РФ у постанові від 18 березня 2008 року № 10840/07 зробив висновок, що видачу працівникові готівкової валюти в якості авансу на закордонне відрядження не можна кваліфікувати як порушення валютного законодавства.
Гроші можна перерахувати працівнику на банківську картку. Однак тільки в тому випадку, якщо банківська карта оформлена на юридичну особу, а не на працівника. Справа в тому, що компанії не можуть видавати під звіт кошти своїм працівникам шляхом безготівкового перерахування коштів на їх банківські рахунки. Про це йдеться в листі ЦБ РФ від 18 грудня 2006 № 36-3/2408.
Залишок підзвітних сум, не витрачені під час відрядження, працівник повинен здати в касу організації після повернення з-за кордону. Невитрачену валюту слід оприбуткувати в касу, перерахувавши її в рублі за курсом на день повернення працівником на підставі п. 20 ПБО 3/2006, п. 24 Положення по веденню бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності.
Чи не витрачена під час відрядження за кордоном іноземна валюта, повернута працівником до каси, здається в банк на поточний валютний рахунок та не підлягає обов'язковому продажу на внутрішньому валютному ринку Російської Федерації. У разі перевищення сум...
