У розділі 6 «Взаємозв'язки» вказуються наявність до характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, які метушні кают в ході виконання її завдань і функцій. Як правило, в цьому розділі фіксуються відносини з відділом кадрів, секретаріатом колегіального органу, функціональними структурними підрозділами, юридичним відділом, господарськими структурами, інформаційними (комп'ютерними) центрами.
Положення розробляється та підписується керівником служби ДОП, затверджується керівником організації. Положення оформляється на загальному бланку організації і узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплені взаємозв'язку.
Перегляд положення проводять при зміні структури організації, перепідпорядкування служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, впровадженні нових форм і методів організації праці, а також впровадженні нової технології, т. к. при цьому відбувається перерозподіл функцій між структурними підрозділами.
Основним організаційним документом, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, встановлення взаємозв'язків окремих посад, є посадова інструкція, що виконує організаційну, регламентує і регулюючу роль. На всі посади працівників ДНЗ, встановлені в штатному розкладі, розробляються посадові інструкції, головна мета яких - регламентувати професійну діяльність окремих працівників, з тим щоб уникнути дублювання різними працівниками одних і тих же посадових обов'язків.
Посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівника, кваліфікаційні вимоги до нього: до освіти,
При розробці посадової інструкції необхідний глибокий і всебічний аналіз усіх видів виконуваних робіт, що дозволяє сформулювати весь комплекс вимог, що пред'являються до посади.
При розробці посадових інструкцій необхідно керуватися Кваліфікаційного довідника, ОКПДТР (Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів).
Використовуючи Довідник для розробки посадових інструкцій, треба мати на увазі, що вміщені в ньому кваліфікаційні характеристики можна застосовувати як нормативні документи прямої дії. У цих випадках посадові інструкції не розробляються або використовуються кваліфікаційні характеристики для підготовки посадових інструкцій, що містять конкретний перелік посадових обов'язків з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також прав та відповідальності працівників. Причому необхідні обов'язки, включені в характеристику конкретної посади, можна розподілити між кількома виконавцями. Дозволяється без зміни найменування посади доручити працівнику виконання обов'язків, передбачених характеристиками інших посад, близьких за змістом робіт, які не вимагають іншої спеціальності або кваліфікації.
Наявність посадової інструкції дозволяє об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби ДОП, а також є підставою для застосування об'єктивних заходів адміністративного впливу.
Правила складання посадової інструкції встановлені ГСДОУ.
Посадова інструкція працівника служби ДОУ складається з наступних розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права працівників, взаємини (зв'язку за посадою), відповідальність працівника, оцінка роботи.
У загальних положеннях встановлюються наступні позиції:
основні завдання працівника, наприклад основне завдання діловода - прийом, реєстрація вхідних і відправка вихідних документів;
порядок заміщення посади, т. е. ким призначається і звільняється з посади цей працівник;
професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи та ін.);
основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
У розділі «Функції працівника» визначається предмет відання або ділянку роботи, закріплений за працівником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій, наприклад, реєстрація документів може складатися з таких видів робіт, як заповнення карток , ведення картотеки, видача довідок по телефону.
У розділі «Обов'язки працівника» вказуються обов'язки працівника, пов'язані з його основними завданнями та функціями. Наприклад, проведення інструктажів, забезпечення схоронності документів, дотримання службової субординації, виконання правил внутрішнього трудового розпорядку, порядок виконання доручень, етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі.
У розділі Права працівника визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій та виконання обов'язків.
У розділі «Взаємовідносини» вказуютьс...
