о проблема не варто взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий.
При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, одержувана з бухобліку потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства. Добре автоматизований бухоблік може дати всю цю інформацію з урахуванням усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації та провести настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася. Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма з автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен на своєму комп'ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожен на своєму робочому місці мав те, з чим йому працювати.
. Постановка завдання.
Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (етап 1) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (етап 2) слід чітко визначити, що автоматизований бухоблік буде давати на виході. На виході бухоблік дає:
. Первинні документи.
. Облікові регістри для бухгалтерії.
. Регістри та інформацію для внутрішніх потреб підприємства.
. Бухгалтерську звітність та розрахунки з податків та інших платежам.Постановка завдання полягає в тому, що в письмовому вигляді фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первинних документах, автоматизированность заповнення первинних документів і звітів з урахуванням особливостей господарської діяльності.
Постановка завдання дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повинно задовольняти практично неможливо отримати результат від автоматизації. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку завдання, то може вийти, що програма буде налаштована таким чином, що необхідні регістри і первинні документи взагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, що встановлюється на самому початку автоматизації) , через це налаштування всієї програми доведеться переробляти.
. Вибір програмного засобу.
Тільки тоді, коли спланована оптимізація бухобліку, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка задачі, можна переходити до вибору програми. В іншому ж випадку з'ясується, що куплена заздалегідь або за принципом" подешевше" програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати нову. Для того щоб в безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти потрібний для підприємства варіант слід враховувати, що всі ті програмні продукти, які широко відомі, продаються і рекламуються зараз в Казахстані - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують протягом уже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще підходять для одних підприємств (з урахуванням їх величини, видів діяльності та інших факторів), інші - для інших, треті - для третіх. Завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний підходящий для підприємства програмний продукт.
Починати потрібно з прийняття трьох рішень:
. Малу або велику програму купувати? Всі безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють від одного до трьох осіб і великої, чотири і більше людини. Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіше у впровадженні, проте вони, як правило, не містять автоматичних функцій, що дозволяють вести бухгалтерію з урахуванням всіх особливостей. На малих підприємствах кількість господарських операцій невелике, їх можна вводити вручну. До малих програм відносяться «Інфо-бухгалтер», «1С», програма «Scat» виробництва СКБ «Контур». Програми для автоматизації великої бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дозволяють автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції. Прикладами таких програм є «Бест», «Парус», «RS - balance», програми СКБ «Контур» і «Бонус», систем «Галактика».
. Під якою операційною системою буде працювати програма? Програма може працювати під системою DOS і Windows. Версії програм, призначені для Windows, трохи дорожче, ніж для DOS, і вимагають більш потужних комп'ютерів, однак переваги сповна покривають націнку.
. Мережева буде програма чи ні? Якщо працювати в автоматизован...
