початковому етапі створення системи фінансового планування на малих підприємствах складається реальна бізнес-схема роботи підприємства. Структури схеми можуть бути різні: лінійно-функціональна або дивизиональная, залежно від того, яка з них застосовується в організації. У структурі також повинні бути чітко встановлені центри фінансової відповідальності. Керівники таких центрів фінансової відповідальності надалі повинні готувати і заповнювати необхідні інформаційні таблиці, тому їх функції слід формалізувати і регламентувати.
У процесі фінансового планування малого підприємства виробляється формування наступних таблиць:
рух безготівкових грошових коштів (притоки і відтоки);
рух готівкових грошових коштів (притоки і відтоки);
рух готової продукції (склад) за асортиментом;
дебіторська заборгованість (з розшифровкою по окремих дебіторам);
кредиторська заборгованість (з розшифруванням по окремим кредиторам);
загальновиробничі (накладні) витрати;
ціноутворення готової продукції
Усі таблиці повинні бути синхронізовані по датах. Сенс синхронізації за датою полягає в тому, щоб в процесі програмування система розрахунків мала гнучку і зрозумілу структуру при її наступному перепрограммировании (у разі внесення будь-яких змін). Далі на основі занесених даних складаються бюджети, проводиться аналіз рентабельності як окремих видів продукції, так і організації в цілому.
Після розробки табличних форм готові файли системи зв'язуються між собою. Далі затверджується регламент занесення даних і встановлюється відповідальність конкретного структурно го підрозділи і співробітника за достовірність та своєчасності їх внесення, визначаються критерії допуску співробітників до тієї чи іншої інформації і т.д. Досвід створення та впровадження таких систем на цілому ряді малих підприємств свідчить про їх достатньої надійності і гнучкості.
Отже, з переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюються характер і зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головними для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації. Однак для переходу на автоматизований облік необхідна ретельна підготовка до даного процесу.
1.3 Алгоритм автоматизації обліку
Для того, щоб переклад бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, необхідно починати з підготовки, яку умовно можна розбити на п'ять етапів.
. Оптимізація бухобліку.
Як вже зазначалося, автоматизація має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з того, як і що можна поліпшити. Всі хороші сучасні програми автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють налаштовувати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності в податкову інспекцію. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухгалтерського обліку, а саме:
. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.
. Застосовувана аналітика по різних рахунках.
. Використовуються типові проводки для відображення типових
господарських операцій.
. Форми і зміст первинної документації.
. Форми облікових регістрів.
Аналіз проводиться на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку. Для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку та оподаткування, яким є, наприклад, аудитор або досвідчений головний бухгалтер. Багато фірм, які впроваджують програми, мають співробітників, які чудово розбираються в самих програмах, а в бухобліку - не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.
Необхідно, щоб типові бухгалтерські програми перевірялися і тестувалися на відповідність поточному законодавству, тобто форми документів, звітів, механізми проводок і т.д. не повинні викликати нарікань з боку перевіряючих органів.
. Вибір масштабів автоматизації.
Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна, чим крупніше автоматизируемая організація. Коли мова йде про невелику фірму, де облік веде один-два бухгалтерів, т...
