(юридична достовірність документа - наявність підписів, дат, печаток),
5) наявність резолюцій, позначок;
6) особливості передачі тексту;
7) справжність;
8) особливо матеріальної основи документа;
9) особливості фізичного стану, повнота, схоронність документа.
Специфічними критеріями для першого етапу експертизи з усіх наукових досліджень і розробок є:
1) ступінь відображення рівня стану науки і техніки, виробництва в певний період розвитку суспільства;
2) значимість проблем (тем), проектів, моделей, конструкції, технології на момент впровадження для розвитку галузей і народного господарства в цілому;
3) принципова новизна, унікальність, оригінальність рішення проблеми, конструкції, технології, проекту;
4) економічна ефективність впровадження результатів дослідження або технічної ідеї;
5) соціальна ефективність досліджень і науково-технічних розробок.
Специфічними критеріями для другого етапу є:
1) етапність наукових досліджень (стадійність технічних розробок);
2) ступінь інформативності видів і різновидів документів на певних етапах досліджень і стадіях розробок;
3) ступінь відображення в науково-технічному документі реально існуючого явища або об'єкт.
Для організації і проведення експертизи цінності всіх груп документів і відбору їх для передачі на державне зберігання створюється єдина експертна комісія (ЕК). До її складу входять найбільш кваліфіковані фахівці, добре знайомі з вмістом НТД і напрямками діяльності організації. У експертну комісію в обов'язковому порядку включаються: начальник і один із співробітників СНТД, який є секретарем ЕК, особа, відповідальна за ведення діловодства, представник державної архівної служби. Директором ЕК призначається один зі керівників організації (заст. директора з наукової роботи, головний інженер або його заступник, головний конструктор або його заступник). ЕК є дорадчим органом, працює в безпосередньому контакті з ЕПК відповідної архівної установи, отримує від нього організаційно-методичну допомогу і вказівки.
Основними функціями ЕК організації є: організація та проведення спільно з співробітниками СНТД безпосередньої роботи з експертизи цінності НД, відбору її на постійне та тимчасове зберігання і виділення до знищення НТД, що втратила практичне значення і не має науково-історичного значення.
Організації та підприємства після закінчення строків зберігання документів організовують передачу їх на державне зберігання до встановленому комплекті і в упорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом і страховими копіями на особливо цінні документи. Документація приймається по описам, затвердженим ЕПК архівної органу, в хорошому фізичному стані (відреставрована, переплетена, що пройшла дезінфекцію дезінсекцію). Усі витрати, пов'язані з підготовкою документів до передачі на госхранение і транспортуванням, проводяться за рахунок організації.
НД, яка не має науково-історичної цінності, але зберегла практичне значення, зберігається в СНТД протягом строків, передбачених галузевими та відомчими переліками, потім відбирається до знищенню в установленому порядку. Акти на знищення НТД розглядаються ЕК і затверджуються керівником організації після затвердження описів справ постійного зберігання та погодження акта на ЕПК архівної органу.
Науково-технічна документація, що зберігається в архівах, використовується с дотриманням відповідних правил роботи з архівними документами. Для обліку осіб, що користуються науково-технічною документацією, в архіві ведеться книга обліку відвідуваності, в якій при кожному відвідуванні архіву дослідник розписується. Книга обліку відвідувань заводиться щорічно і має такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові дослідника, найменування організації, відділу, які направили його в архів, тема дослідження, дата, примітка.
На всіх співробітників, які користуються архівними технічними документами, заводяться формуляри бібліотечного зразка, які розташовуються в картотеці за абеткою прізвищ абонентів. На кожен виданий технічний документ, крім формуляра, складається контрольна картка, яка служить для обліку використовуються в практичній роботі документів і розташовується в порядку зростання їх позначень. Після повернення технічного документа в архів запис про видачу у картці погашається, а картка залишається в контрольній картотеки.
Науково-технічна документація, що зберігається в технічних архівах, використовується в державних, науково-дослідних цілях, публікується в пресі, для наведення довідок, виготовлення копій та виписок.
Висновок.
Науково-технічна інформація - невід'ємна частина будь-якого наукового дослідження, проектної або конструкторсько-технологічної роботи. У сучасних умовах фахівець фізично не в змозі самостійно стежити за всім новим, що з'являється у...
