діяльності організації, де вся управлінська діяльність описується як сукупність процесів, кожний з яких має дати початку, кінця і відповідальних виконавців. При цьому діяльність кожного працівника ув'язується з іншими. Таким чином, створюється план-графік робіт. Пакет може автоматично при настанні терміну формувати завдання виконавцям, нагадувати про термін завершення роботи і накопичувати дані про виконавчої діяльності співробітників.
Важливу роль у засновницької діяльності відіграє оперативний обмін даними, який займає до 95% часу керівника і до 53% часу фахівців. У зв'язку з цим отримали поширенням програмні засоби типу «електронна пошта». Їх використання дозволяє здійснювати розсилку документів всередині установи, відправляти, отримувати і обробляти повідомлення з різних робочих місць і навіть проводити наради фахівців, що знаходяться на значній відстані один від одного. Проблема обміну даними тісно пов'язана з організацією роботи APM в складі обчислювальної мережі.
В даний час спостерігається тенденція до створення так званих інтегрованих пакетів, які вміщають в себе можливості і текстових редакторів, і таблиць, і графічних редакторів. Наявність великої кількості різних програм для виконання по суті однакових операцій - створення і обробки даних обумовлено наявністю трьох різних основних видів інформації: числової, текстової та графічної. Для зберігання інформації найчастіше використовуються СУБД, що дозволяють з'єднувати всі ці типи даних у єдине ціле. Зараз йде бурхливий розвиток двох інших видів інформації: звуковий і відеоінформації. Для них уже створені свої редактори і виключено що незабаром ці види інформації стануть невід'ємною частиною більшості баз даних.
Хоча сучасне ФПО відповідає майже всім вимогам, що накладаються на нього працівниками різних професій, чогось все одно завжди не вистачає. Тому великим плюсом такого ПО є можливість його доопрацювання і зміни. Що ж стосується розробки нових програмних засобів в АРМ, вона ведеться за двома напрямками: створення нової ПО нових професій і спеціалізація ПО для існуючих професій. В даний час спостерігається тенденція переходу до створення АРМ професійного призначення. Воно виражається в наступному:
· облік вирішуваних завдань;
· взаємодія з іншими співробітниками;
· облік професійних звичок і схильностей;
· розробка не тільки ФПО, а й спеціальних технічних засобів (миша, мережу, автоматичний набір телефонних номерів та ін.).
Оснащення фахівців такими АРМ дозволяє підвищити продуктивність праці офісних працівників, скоротити їх чисельність і при цьому повісити швидкість обробки економічної інформації та її достовірність, що необхідно для ефективного планування і управління. (16, с. 282-318).
. 2 Автоматизоване робоче місце діловода
Розробимо АРМ діловода (див. Додаток 3).
У обов'язки діловода входять наступні операції:
· ведення обліку та первинна реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації;
· забезпечення зберігання в базі даних повнотекстових образів вхідних документів та документів, надісланих факсом;
· ведення архіву карток документів;
· здійснення пошуку необхідних документів з використанням набору різних фільтрів;
· ведення журналів вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
· ведення довідників і класифікаторів таких як «номенклатура справ», «начальники», «відділи», «організації» та ін.
Для виконання цих та інших операцій, співробітнику необхідні наступні технічні засоби:
) персональний комп'ютер, як відомо, є універсальним пристроєм для обробки інформації. Персональні комп'ютери можуть виконувати будь-які дії по обробці інформації. Для цього необхідно скласти для комп'ютера на зрозумілій йому мові точну і докладну послідовність інструкцій - програму, як треба обробляти інформацію.
) струменевий принтер - це тип принтера займає проміжне положення між матричними і лазерними принтерами. Струменеві принтери, будучи, як і матричні, порядково друкуючими, забезпечують якість друку, що наближається до якості лазерних принтерів. Вони прості в експлуатації і працюють практично безшумно. При роботі під управлінням відповідних програмних засобів струменеві принтери дозволяють друкувати цілком задовільні за якістю графічні матеріали. Разом з тим швидкість друку, що забезпечується струминними принтерами, ненабагато перевершує швидкість друку матричними принтерами, а їх вартість - в два-три рази вище. Струменеві принтери цілком успішно застосовуються у всіх випадках, коли швидкіст...
