Зміст
Введення
) Оформлення реквізитів документа
2) Оформлення бланка документа
) Оформлення окремих видів документа (наказ, вказівка, протокол, акт, доповідна записка, письмо)
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, тому що значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Така централізація дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт кошти оргтехніки.
Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, в міру набуття досвіду, внести суттєві зауваження та пропозиції щодо його зміни.
Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи з створення або одержання документа і кінчаючи його знищенням або передачею на архівне зберігання.
) Оформлення реквізитів документа
Документи складаються з окремих елементів, які прийнято називати реквізитами (від лат. requisitum - потрібне, необхідне). Сукупність реквізитів документа відображає його форму. Отже, для того щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.
Документ має юридичну силу при наявності реквізитів, обов'язкових для даного виду документів. Наприклад, обов'язкові реквізити для письма - найменування організації, поштова адреса, адресат, заголовок до тексту, дата, індекс, текст, підписи, прізвище виконавця і номер його телефону.
У процесі підготовки та оформлення документа склад реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагають призначення документа, його обробка і т.д.
Слід зазначити, що часто документи оформляються на бланках трьох видів: бланку службового листа, бланку для конкретного виду документа і загальному бланку для всіх інших документів. Ці бланки мають встановлений комплекс постійних реквізитів з поздовжнім або кутовим розташуванням. Виготовляються вони в основному на папері форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Допускаються бланки форматів A3 і А6.
Документи, складені від імені двох або більше організацій, оформляються без бланка.
При підготовці й оформленні документів використовуються реквізити, склад і порядок розташування яких встановлено СТБ 6.38-2004.
Вимога до оформлення реквізитів, застосовуваних при складанні організаційно - розпорядчих документів
Організаційно-розпорядчі документи складаються і оформляються на підставі вимог СТБ 6.38-95 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів .
Кожному виду документа відповідає оптимальне число необхідних реквізитів. Набір реквізитів окремого документа визначається цілями документа, його призначенням, вимогою до змісту і форми даного документа, способом документування і т.д.
З метою уніфікації в організаціях розробляється і застосовується два види бланків: для листів і загальний бланк. Для кожного з двох видів допускається два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.
Виконавець документа, якому належить основна роль у його складанні, зобов'язаний суворо дотримуватися формуляр, встановлений для відповідного виду документів.
При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується наступний склад реквізитів:
- Державний герб Республіки Білорусь;
Зображення Державного герба Республіки Білорусь поміщається на бланках документів і кутових штампах державних органів та інших державних організацій Республіки Білорусь. Недержавні організації поміщають зображення Державного герба Республіки Білорусь на бланках документів і кутових штампах, якщо таке право надано їм відповідно до законодавства Республіки Білору...
