Контрольна робота
Збір вимог з метою розробки програмного забезпечення: «Система електронного документообігу підприємства ТОВ« Бастіон »
План
електронний документообіг програмний
Введення. Основні завдання ведення документообігу
Словник термінів
. Характеристика і організаційна структура ТОВ «Бастіон»
. Спостереження за документообігом підприємства
. 1 Хронометраж і стеження за процесом прийому, обробки, зберігання документації в кожному відділі
. 2 Аналіз вхідної та вихідної документації - вид, призначення, функції
. Заходи з вироблення вимог до програми
. 1 Семінар, присвячений інформуванню співробітників підприємства про плани по розробці програми
. 2 Ящик для збору пропозицій за програмою електронного документообігу
. 3 Інтерв'ю з керівниками відділів (майбутніми контролерами) і рядовими співробітниками (майбутніми користувачами)
. 4 Підсумкова нарада, з призначенням відповідальних осіб за певні модулі програми. «Мозковий штурм»
. Вимоги до програми
. 1 Функціональні
. 2 Нефункціональні
. Інші джерела отримання вимог до програми
. 1 Стандарти електронного документообігу
. 2 Література з організації електронного документообігу
. 3 Огляд аналогічних програм електронного документообігу
. Уточнення вимог в ході тестування окремих модулів програми та використання макетів (прототипів) програми
Список використаної літератури та інших джерела інформації
Введення
Найважливішою частиною функціонування будь-якого підприємства є ведення його документів. Документообіг став невід'ємною частиною будь-якого бізнесу або діяльності організації.
У сучасному світі для розвитку виробничих та управлінських процесів треба виробити принципово нові підходи до організації документообігу, створити інші правила роботи з документами і навчитися дотримуватися їх.
Для комп'ютеризованого суспільства необхідно розробляти інформаційні системи документообігу, які покликані вирішувати конкретні завдання, що стоять перед організацією:
Забезпечення ефективного управління.
Прозорість діяльності організації.
Контроль діяльності підприємства.
Кадрова гнучкість.
Можливість зберігання інформації про все виробничому процесі.
Формалізації діяльності працівників.
Управління та доступ до інформації.
Оптимізація процесів.
Виняток звичайних паперових документів з внутрішнього обороту.
Автоматизація механізму їх виконання і контролю.
Словник термінів
ДОКУМЕНТООБІГ - прийом, реєстрація, розсилка документів, контроль за виконанням розпорядчих документів, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота з документами.
Електронний документ (ЕД) - документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носії у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) - аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Система електронного документообігу (СЕД) - єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
1. Характеристика і організаційна структура ТОВ «Бастіон».
Для наочного прикладу розробки такої інформаційної системи документообігу візьмемо підприємство ТОВ «Бастіон», яке виробляє та реалізує оздоблювальні будівельні матеріали.
Кількість співробітників - 176 чоловік.
Керує організацією директор, безпосередньо йому підпорядковуються:
головний бухгалтер;
заступник з комерційних питань;
заступник з виробничих питань;
...
