Реферат
на тему
Системи електронного документообігу
Виконала студентка
Новікова О.В.
Введення
електронний документ інформація
Основною метою даної роботи є розкриття поняття «системи електронного документообігу». Основою цієї системи є документ. Документ - певним чином упорядкована інформація. У свою чергу, система - це сукупність елементів, впорядковано взаємодіють один з одним і з елементами підсистеми, призначена для виконання певних функцій і володіє певними властивостями, сводящимся до властивостей елементів, точніше до їх суми. Цими елементами в системі електронного документообігу та є документи.
Важко уявити наше життя без документів: громадянина-без паспорта, студента - без студентського квитка та залікової книжки і т.д. Особливо це зачіпає практично всі сфери економіки: торгівлю, управління, банківську діяльність. Жодна фірма, компанія, корпорація не може обійтися без документа і, отже, без документообігу. Оборот документів є обов'язковою частиною діяльності будь-якої з вище перелічених сфер економіки і організацій.
З розвитком інформаційних технологій для документообігу відкрилися величезні можливості. З появою і розвитком глобальної мережі Інтернет і його важливим атрибутом - електронною поштою, проблема відстані перестала бути проблемою. По електронній пошті електронний документ приходить до одержувача в лічені хвилини. Але, з усуненням однієї проблеми, з'явилася інша - захист інформації, яку містить електронний документ. Безпека інформації особливо важлива в наш час, тому справжня робота містить деякі можливості її забезпечення.
Електронний документ, на відміну від звичайного (паперового), неможливо закріпити печаткою або підписом. Тому в ньому їх функції виконує електронний цифровий підпис (ЕЦП). ЕЦП також розглядається в даній роботі.
1. Огляд систем електронного документообігу
Система електронного документообігу (СЕД) - організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
У сучасній організації системи електронного документообігу (СЕД) стають обов'язковим елементом ІТ-інфраструктури. З їх допомогою підвищують ефективність діяльності комерційні компанії та промислові підприємства, а в державних установах на базі технологій електронного документообігу вирішуються завдання внутрішнього управління, міжвідомчої взаємодії та взаємодії з населенням. Загальноприйнятою абревіатурою є СЕД, хоча нарівні з нею також використовуються САД (система автоматизації діловодства), СЕДО (система електронного документообігу) і САДО (система автоматизації документообігу).
Спочатку системи цього класу розглядалися лише як інструмент автоматизації завдань класичного діловодства, але з часом стали охоплювати все більш широкий спектр завдань. Сьогодні розробники СЕД орієнтують свої продукти на роботу не тільки з кореспонденцією і ОРД (організацій...
