Введення
Діловодство або документаційне забезпечення управління - це галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Реквізит - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Організація роботи з документами - це організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи. Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку, називається справою. Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку, називається номенклатурою справ.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.
При централізованій формі організації діловодства всі операції з обробки документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується відносно однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) та децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також у територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ та організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
• знизити вартість діловодних операцій;
• поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, в Зокрема, впровадити його нормування;
• забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
• використовувати прогресивні і продуктивні технічні кошти;
• забезпечити єдність організ...
