Зміст
Введення
Глава I. Підготовка документів до архівного зберігання
1.1 Обробка справ
1.2 Експертиза цінності документів
1.3 Оформлення обкладинки справи
1.4 Складання опису справи
Глава II. Здача справ у відомчий архів
2.1 Зберігання документів в електронній формі
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності. Архівна справа може відзначати кілька днів народження в залежності від точки зору конкретного історика.
З появою перших документів з'явилася і завдання збереження цих документів і Ларніко, відповідальний за збереження документів і скріплював їх може вважатися першим архівістом.
З появою системи державних установ - наказів система зберігання документів, їх обліку та використання значно удосконалилася. 16 липня 1712 - особлива дата в історії архівної справи, пов'язана з указом про створення із справ і вироків Урядового Сенату першого в державі архіву. У перебігу ХVIII - ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, перепідпорядковувати, іноді ліквідовувалися. Перша згадка про свідоме зборі зберігалися документів відноситься до 1829, коли Микола 1 залишив резолюцію Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити raquo ;. Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Росії був виданий 1 червня 1918, Про реорганізацію та централізації архівної справи в РРФСР .
Після розпаду СРСР учасниками Співдружності незалежних держав, 6 червня 1992 укладено Угоду про правонаступництво щодо колишніх архівів СРСР. Відповідно до прийнятого документа припинило існування Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, а всі центральні державні архіви СРСР увійшли в систему Російських державних архівів.
Глава I. Підготовка документів до архівного зберігання
1.1 Обробка справ
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа - як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хранителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають в ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їхній класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як Сукупність документів або документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку raquo ;. Справи вважаються заведеними з моменту включення в них перший виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігатися ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи.
Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.
Сукупність реквізитів документа відображає його форму. Отже, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.
Постановою Держстандарту Росії від 31 липня 1997 № 273 прийнятий і введений в дію з 1 липня 1998 ГОСТ Р 6-30.97. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації raquo ;. Цей стандарт визначає склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, правила їх оформлення, місце розташування на документах, вимоги до виготовлення бланків, вимоги до обліку бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів РФ.
Резолюція. У резолюції даються вказівки з в...
