аційного та методичного керівництва.
У сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.
У невеликих установах, які не мають спільних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділи відображається у спеціально розробляється положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи.
Глава 1. Функції служби ДОП
Відповідно до покладених завдань у функції служби ДОП входить наступне:
1. Розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін.
2. Здійснення обробки, реєстрації документів і навчально-довідкової роботи по документах.
3. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
4. Контроль за проходженням, виконанням і оформленням документів у встановлені терміни, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань.
5. Організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів.
6. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документів інформації.
7. Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян.
8. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
9. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також з підвищення виконавської дисципліни.
10. Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів.
11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правилами, інструкціями та методичними рекомендаціями установ ГАС Російської Федерації.
12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДОП, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їх...
