ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ПИСЬМОВІ КОМУНІКАЦІЙ.
1. Персональность: до кого і як Ви звертаєтеся.
Що таке В«ПерсональностьВ» і яку роль вона відіграє в письмових комунікаціях? p> Практично будь-який лист відкриває персональне звернення до адресата. Від того, наскільки грамотно написано це звернення, може залежати успіх або невдача всього Вашого повідомлення. p> персональними Вашого листа починається з правильного зазначення на конверті імені одержувача. Це може здатися очевидним, але сьогодні навіть офіційні листи часто містять зменшувальні імена, помилки і такі анонімні вирази як В«з сім'єю В»,В« гість В»абоВ« супроводжуючий В». Щоб уникнути скандалу, не вважайте за праця з'ясувати правильне ім'я того, кому Ви пишете. p> Кожному імені на конверті має передувати поважне звернення. Якщо Ви не хочете зрівнятися за рівнем безтактності з нинішнім президентом МОК, не тільки переплутає ініціали Президента Росії, а й В«забулаВ», на якій посаді знаходиться його респондент, правильно вибирайте вид звернення, наприклад В«Пан Президент В»,В« Вельмишановний професор В»абоВ« Ваша Святосте В». Якщо Ви знаєте, яке звернення воліє адресат, використовуйте саме його. p> Що робити, якщо я не знаю, хто конкретно буде читати мій лист? p> Така ситуація дійсно може виникнути, особливо якщо Ви готуєте рекламний лист для подальшого розсилання. У такому випадку рекомендуються такі вітання В«Шановні пановеВ» або В«Пані та пановеВ». Не варто опускати традиційні вітання, навіть якщо Ви вважаєте, що вони не представляють особливої вЂ‹вЂ‹цінності. p> З точки зору персональности те, що написано, має передавати позицію В«ВиВ», що означає необхідність зосередитися на потребах і інтересах Вашого адресата, а не на своїх власних. Що стосується техніки написання, то це означає наголос на В«ВиВ» і В«вашіВ», а не на В«яВ» і В«миВ». Наприклад:
Неправильно
Ми відправили чек поштою. p> Ми пропонуємо клієнтам знижку 5%
Я хочу висловити свою подяку за ... p> Правильно
Ви отримаєте наш чек поштою
Ви отримаєте 5% знижку
Благодарю Вас за допомогу в ... p> Грамотне використання слів В«ВиВ» і В«ВашіВ» зробить повідомлення центром уваги читає. h2> 2. KISS-принцип: будьте простіше!
У чому полягає KISS-принцип? p> Можливо, KISS-принцип є найбільш важливим не тільки в письмових комунікаціях, але і в бізнесі. Анаграма KISS зазвичай розкривається як В«Keep It Short and SimpleВ» - В«Дотримуйтеся стислості і простотиВ». В якості альтернативи завантаженим менеджерам пропонується інша формулювання: В«Keep It Simple and Stupid В»-В« Дотримуйтеся простоти і тупості В». Це означає, що у більшості керівників просто немає часу розбиратися в словоблудді. Їм потрібна коротка інформація по ключових моментах, представлена ​​в доступній формі! Те ж саме можна сказати і про одержувачів Вашого письмового повідомлення. Уявіть, скільки Ви заощадите паперу, чорнила і часу, якщо Ваші листи стануть хоча ...
