Введення
Сучасний етап суспільного розвитку, характеризується поглибленням економічних зв'язків і зростанням взаємозалежності держав, об'єктивно обумовлює безперервне зростання ролі інформації в соціальному і технічному процесі, у вирішення глобальних проблем, з якими стикається людство, вступивши в третє тисячоліття. Досягнення науково- технічного прогресу в багатьох галузях, у тому числі інформатики зв'язку, забезпечили можливість практичної реалізації ідеї формування інформаційного суспільства.
Надалі розвиток суспільства особлива роль належить перспективним інформаційним технологіям, які забезпечують підвищення ефективності виробництва і економію праці, швидке поширення інформації і наукових знань. Сьогодні вони є стрижнем і каталізатором науково-технічного прогресу, з їх допомогою вирішуються проблеми створення та впровадження нових технологій, заснованих на активізації та ефективному використанні головного стратегічного ресурсу людства - інформаційного.
У федеральній цільовій програмі В«Електронна Росія (2002-2010 роки) В»говориться, про розвиток і широке застосування інформаційних і комунікаційних технологій має вирішальні значення для підвищення ефективності функціонування економіки, державного та місцевого самоврядування. Одним з напрямків використання інформаційних комунікаційних технологій у діяльності органів державної влади, організацій і підприємств є В«розвиток системи електронного документообігу, стандартів діловодства та документообігу В». Актуальність вдосконалення традиційного діловодства обумовлюється необхідністю ефективності управлінської діяльності, прискорення руху документів в організації, зменшення трудомісткості обробки документів. Створена перспективних інформаційних технологій автоматизована система (далі АС) діловодства повинна підвищити дієвість управління за рахунок освіти єдиного документованого інформаційного простору, що дає користувачам засоби ефективної спільної роботи з документами в будь-якому місці і в будь час.
Основні труднощі створення, впровадження та експлуатації АС діловодства (у відповідності з державним стандартом синонімом є документаційне забезпечення управління) породжується суперечливістю вимог до інформаційного забезпечення з боку користувачів, які мають відношення до управління. До користувачів мають відношення будь-які суб'єкти, звертаються до засобів інформаційного забезпечення за необхідної їм фактографічної, документальної, аналітичної та іншої інформацією та використовують її при виробленні управлінських рішень.
АС діловодства, задовольняючи інформаційні потреби користувачів, повинна забезпечити досягнення наступних цілей:
- підвищення ефективності та впорядкування роботи органів державної влади, організації або підприємства;
- інтеграція процесів документаційного забезпечення управління установою в рамках єден корпоративної інформаційною системою;
- підвищення продуктивності, ефективності праці керівництва та співробітників органів державної влади, організації або підприємства;
- інтеграція інформаційних процесів у рамках кооперації органів державної влади, організацій і підприємств.
Основною формою представлення інформації в управління є документ. Головна функція управлінського документа - забезпечення централізованої діяльності організації. За допомогою документування інформації набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль у процесах управління, передова управлінські впливи від суб'єкта об'єкту управління сигналізуючи про зворотної реакції.
Головна особливість індустрії створення автоматизованих систем полягає в концентрації складності на початкових етапах аналізу вимог і проектування специфікацій при відносно не високою складності і трудомісткості наступних етапів. Фактично тут відбувається розуміння того, що робитиме майбутня система, яким чином вона буде працювати, щоб задовольнити вимоги до неї вимоги. Нечіткість і неповнота системних вимог, невирішені питання і помилки, допущені на етапах аналізу і проектування, породжують на наступних етапах важкі, часто не розв'язна проблеми і, в кінцевому рахунку, приводять до не успіх всієї роботи в цілому.
У масштабі всієї організації повинна діяти єдина система найменувань полів і атрибутів і термінології опису системних даних. Тонкість тут полягає в тому, що більшість таких класифікаторів зіставляють кожен термін з неповторним відповідним тільки даному терміну кодом.
1. Завдання та шляхи впровадження АС ДОП
В умовах динамічного проведення реформ в Росії досить часто відбуваються зміни в напрямках діяльності державних органів, організацій і підприємств (далі організацій), що, як правило, призводить реорганізації їх структури. Впровадження інформаційних технологій дає найбільший ефект при модернізації внутрішньої структури організацій. Основною стратегією впровадження є максима...
