1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
Професія секретаря з'явилася ще в Стародавньому Римі. Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» і спочатку означало довірену особу. У Росії посаду секретаря з'являється в XVIII столітті, спочатку як посада особистого секретаря імператора (в тлумачному словнику В. Даля визначаємо: «статс-секретар», довірений пісьмовод государя »). У першій чверті XVIII століття секретар стає посадовою особою установи, і в законодавчих актах того часу окреслені сфера його діяльності та службові обов'язки (27 лютого 1720 був підписаний Генеральний регламент Петра I). Цю посаду могли займати тільки чоловіки знатного походження.
Особливого розвитку досягла ця професія при Катерині II. У імператриці було безліч довірених осіб в якості секретаря. Вони були талановитими письменниками, поетами. По «Табелі про ранги» секретарі мали безліч привілеїв і високий статус. чини Губернського і Колезького секретаря займали 10 і 12 місця, позначені в «Табелі цивільних чинів». Хоча, за словами А.П. Чехова, вимоги в той час до них були не високі: вони повинні лише вміти грамотно писати.
Секретарська канцелярія катерининських часів була хорошим плацдармом для майбутніх державних чиновників.
Пізніше в ХIХ столітті функції секретарів дещо змінилися. Крім діловодства вони стали приймати людей різних чинів. Наприкінці ХIХ століття секретарів почали спеціально навчати. Так, у Леніна працювали кваліфіковані фахівці, закінчивши спеціальні курси. З винаходом друкарської машинки і поширенням грамотності ця професія ставала жіночим заняттям. По закінченні Першої світової війни секретарів чоловічої статі практично не залишилося.
Серед обов'язків тодішніх секретарів царської Росії була реєстрація чолобитних, передача поштової кореспонденції. Подібні функції повинні виконувати і сучасні офіс-менеджери. Втім, і тоді, і зараз секретарі повинні мати організаторськими здібностями, мати відмінну пам'ять, бути терплячими і уважними, комунікабельними. Вони є правою рукою будь-якого керівника.
В даний час в словниках секретар визначається як «особа, що веде ділове листування окремої особи або якого-небудь установи, а також курує діловодством».
Секретар - одна з найпоширеніших управлінських професій. Неможливо уявити собі як організацію без керівника, так і керівника без секретаря.
Одні секретарі займаються чисто технічним обслуговуванням керівника; інші - виконують функції помічника, референта; треті - забезпечують роботу колегіальних органів (правління, дирекції, ради компанії); четверті - ведуть діловодство цілого структурного підрозділу, офісу; п'ятий - працюють в приймальні (рецепції), з телефоном або телефонною станцією, факсом, електронною поштою.
Кожній спеціалізації секретаря відповідає своя посадова інструкція з набором обов'язків, для кожної посади існують особливі вимоги до освіти, підготовці, особистим якостям секретаря.
Однак при всіх відмінностях у роботі секретаря можна виділити загальні риси, функції і завдання, які і складають суть професії. Професійне поле секретаря можна умовно поділити на дві частини: інформаційну та організаційну. Залежно від конкретних умов ці частини роботи по об'єму можуть сильно відрізнятися...
