.
Інформаційні функції секретаря. У сучасних організаціях інформація стала основним ресурсом виробництва. У конкурентній боротьбі часто перемагає той, хто краще вміє зібрати і використовувати необхідну інформацію. Кращі аналітики компаній зайняті обробкою інформації. Як правило, у великих фірмах створюються спеціальні інформаційні служби, які займаються не тільки збором і обробкою інформації, але і її захистом, запобіганням витоку.
Усі інформаційні потоки з'єднуються в інформаційну систему організації і служать джерелами для формування інформаційного ресурсу. Створення інформаційних ресурсів управління - дуже відповідальне і складне завдання. Для включення інформації в інформаційний ресурс її необхідно одночасно відібрати, обробити, систематизувати і «приготувати» для подальшого використання на робочих місцях співробітників організації.
Можна назвати кілька джерел інформації для формування інформаційних ресурсів організації. Насамперед, це правова інформація, яка необхідна для юридичного обгрунтування управлінських дій. Правова інформація в сучасних організаціях, як правило, надходить з автоматизованих інформаційних систем («Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» тощо). Правову інформацію можна також відібрати самостійно, аналізуючи збірники правових актів федерального, галузевого та регіонального рівнів.
Іншим необхідним джерелом для роботи будь-якої організації служать різні нормативи, стандарти, правила, класифікатори техніко-економічної інформації, патентна, науково-технічна інформація. Ці документи використовуються при організації основної (фінансової, планової, кадрової, виробничої) діяльності фірми.
Певне значення має створення бібліотеки (книжкової, журнальної продукції, відео-та аудіокасет) з профільних питань діяльності організації та загальних питань менеджменту. В останні роки в менеджменті активно використовується інформація з Інтернету.
У будь-якій організації формуються інформаційні ресурси у вигляді масивів документів діловодства, архіву, баз даних. Ці елементи інформаційного ресурсу створюються як централізовано (наприклад, в канцелярії), так і в різних структурних підрозділах, на робочих місцях. Сукупність інформаційних ресурсів, технологій і технічних засобів, які дозволяють ними користуватися, а також персоналу організації, який спеціально займається інформаційними ресурсами, складає інформаційну інфраструктуру організації. Сучасна інфраструктура організації формується за допомогою методів інформаційного менеджменту - спеціально створюваної системи управління інформаційними ресурсами організації.
Будь секретар є одним з важливих елементів цієї інфраструктури. Секретар накопичує інформацію, служить її джерелом, обробляє її, здійснює комунікаційні процеси, використовуючи різні інформаційні технології і застосовуючи організаційну техніку.
Високий рівень технічного та технологічного оснащення сучасної організації пред'являє принципово нові вимоги до професійної підготовки секретаря. Щоб комфортно і впевнено почувати себе в інформаційній системі організації, секретар повинен володіти комп'ютером і основними комп'ютерними технологіями підготовки та оформлення документів, прийому і передачі інформації електронною поштою, пошуку інформації в Інтернеті і локальній мережі організації.
