Діловий документ
1. Поняття про діловому документі
Діловий документ є різновидом непублікуемие, тобто призначеного для одноразового використання. Його мета - прийняття або виконання безпосередніх управлінських рішень. Він містить початкові вихідні фактичні відомості, показники, параметри і т.п. і є засобом і результатом управлінської діяльності, оскільки управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством (організацією, установою) являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.
Переважна більшість використовуваної в управлінні інформації фіксується. Матеріальним носієм фіксованої інформації є документ.
До ділових документів відносяться:
інформаційні;
документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки);
розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
організаційні (положення, статути, інструкції);
документи з особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази з особового складу, за контрактною системою найму працівників);
документи за господарсько-договірної діяльності (договір поставки, підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів зі створення нових форм господарювання, комплект договорів про взаємини підприємства і банку);
документи за господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунку в банку, заяву-зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення);
документи по зовнішньоекономічній діяльності (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створенню спільних підприємств).
Ділові документи часто називають управлінськими, а їх сукупність - управлінської документацією (сукупність документів з певного предмету). В установах, організаціях і підприємствах утворюються функціональні комплекси документів (потоки і масиви) або функціональні системи документації: організаційно-розпорядчої, фінансово-розрахункової, постачальницько-збутової і т.п.
Діловий документ відрізняється сукупністю зовнішніх ознак, що включають спосіб фіксування інформації, носій, фізико-хімічний стан, форму і розмір документа, елементи його правового, діловодного оформлення й накреслення знаків письма.
Більшість ділових документів оформляються згідно з формуляром-зразком, на базі якого розробляються уніфіковані документи з урахуванням можливості їх машинної обробки та виготовлення бланків. Існують стандарти на уніфіковані системи документації.
Найчастіше документи під однією назвою входять в різні системи документації. Наприклад, заяви на надання відпустки і на відкриття розрахункового рахунку в банку відносяться до різних систем документації, хоча мають одну назву - заяву.
Діяльні...
