сть по створенню документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів, об'єднуються під загальною назвою - організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування і організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.
2. Класифікація ділових документів
Ділові документи класифікуються за різними ознаками: надходженню, походженням, напрямку, стадіях створення, складності, термінів виконання, призначенням, гласності, термінами зберігання, формі та ін
За надходженню ділові документи поділяються на офіційні (службові) та особисті.
Офіційний (службовий) документ створюється організацією або посадовою особою та оформлюється в установленому порядку. Посадова особа здійснює функцію представника влади і займає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих, адміністративно-господарських обов'язків. Такий документ відображає діяльність установи, фірми, організації, підприємства (положення, статути, розпорядження, накази).
Серед офіційних документів виділяють особисті, що засвідчують особу людини та / або його права, обов'язки, а також службове або суспільне становище (візитка, посвідчення, студентський квиток, пропуск та ін.)
Документ особового походження створюється особою поза сферою його службової діяльності або виконання службових обов'язків (лист, записка).
За походженням розрізняють документи внутрішні і зовнішні. Внутрішній документ призначений для функціонування всередині створила його організації (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ призначений для направлення за межі організації, в якій він створений (лист, телеграма, запит).
У напрямку діяльності документи ділять на вхідні та вихідні. Вхідний документ надходить в організацію, що виходить - направлений з установи (організації, підприємства).
Діловий документ:
За стадіями створення розрізняють чорновий, білової документи, оригінал і копію. Чернової документ - рукописний або машиночитаний, він відображає роботу автора над текстом. Бєлової - має текст, переписаний або передрукований з чорнового документа без помарок і виправлень. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його примірник. Оригінали (оригінали) називають помноженими, коли вони складені в кількох примірниках і кожен з них має однакову юридичну силу (договір, положення, статут).
Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, в т.ч. елементи його правового, діловодного, художнього оформлення. У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.
Розрізняють декілька видів копій: виписки-копії, які відтворюють частину тексту документа; отпуски - повні копії документа. Особливий вид копії - дублікат, що має однакову юридичну силу з оригіналом. Він видається при втраті оригіналу (паспорта, свідоцтва, посвідчення).
За складністю виділяють прості (розглядають одне питання) і складні (два або кілька питань) документи.
За терміном виконання документи поділяються на термінові (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження) і нетермінові.
За признач...
