Омський Державний університет
В В В В В В В
Курсова
Автоматизовані системи документообігу
В В В В В В В В В В В В В В В В В В В
Омськ 2008
Введення
Системи управління документацією є засобом автоматизації великомасштабного формалізованого бізнесу, перетворюючи документообіг з паперової форми в електронну. Автоматизація документообігу увазі можливість використання інформації з бази даних, зменшення введення інформації вручну, що дає виграш у часі і в зниженні кількості помилок. Крім форм документів, в базі даних системи управління документообігом зберігаються дані (адреси, номери договорів, дати укладання договорів, суми і т.д.), які можуть знадобитися в багатьох документах (договорах, наказах, актах виконаних робіт і т.д.). Один раз введена вищевказана інформація дозволяє формувати документи, необхідні в адміністративних структурах.
За даними журналу "ASAP", за рік у світі виробляється В»6 млрд. документов; звичайний службовець витрачає в рік близько 150 годин на пошук загубленої інформації. Встає гостра потреба надання необхідної інформації в готовому для "споживання" вигляді з подальшим її пропозицією. p> Сучасний ринок прикладних програмних засобів пропонує ряд автоматизованих систем управління документацією. Серед них DocsVision 3.6 компанії DocsVision, ESCOM.DOC В©, система J.D. Edwards OneWorld, розроблена компанією Robertson and Blums Corporation та ін
Виходячи з вищесказаного, ми сформулювали мета роботи - виявити і вивчити передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією.
Об'єктом дослідження даної роботи є автоматизовані системи управління документацією, а також системи, що включають в себе цю функцію.
Гіпотеза дослідження: передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією дозволять визначити їх переваги і недоліки.
У відповідності з метою і гіпотезою в роботі ставляться завдання:
1. вивчити стан питання в літературі;
2. позначити і визначити передумови розвитку автоматизованих систем управління документацією;
3. позначити і визначити сучасні умови автоматизованих систем управління документацією;
4. виявити позитивні і негативні сторони роботи з автоматизованими системами управління документацією.
Методи дослідження :
У роботі використовуються емпіричні і теоретичні методи дослідження.
Емпіричні методи включають в себе вивчення літератури з даної теми.
Теоретичні методи включають: порівняння, узагальнення, систематизацію, аналіз.
Актуальність теми:
Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, але і формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, в тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може послужити однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності. p> Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух. p> Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають її в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичну силу і тим самим сприяють їх виконанню. p> Проблеми документування діяльності організацій і управління документацією є настільки ж древніми, як самі документи і керування. В даний час дана проблема актуалізується стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореної інформатизацією суспільства. p> Безперервний зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори призводять фахівців до висновку про необхідності пошуку нових можливостей оволодіння і управління документованої інформацією. p> Для сучасного документознавства важливі дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією. Необхідні аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документознавства, виявлення тенденцій їх подальшого розвитку і о...
