Курсова робота на тему:
В«Системи групової роботи з документацією В»
В В
Зміст
Введення 3
1. Електронний документообіг: загальні відомості 4-8
1.1 Вимоги до систем електронного документообігу
та їх функціональні компоненти 4-5
1.2. Модель станів документа 5-6
1.3. Модель життєвого циклу документів 7-8
2. Організація групової роботи з документами 9-19
2.1. Комп'ютерні мережі як основа для групової
роботи з документами 9
2.2. Групове програмне забезпечення 10-13
2.3. Основні гідності групових систем
роботи з документацією 13-14
2.4. Забезпечення безпеки при груповій роботі
з документами 14-19
Висновки 20
Список літератури 21
Введення
Сьогодні прийшло розуміння необхідності автоматизації зберігання і обробки інформації, так як її обсяги такі, що обробляти її вручну вже не представляється можливим. Існують оцінки, що до 90% часу співробітників витрачається на пошук необхідних для роботи документів. Це проблема посилюється при колективному використанні документів, коли треба знайти документи, створені іншим співробітником, і, нарешті, вона стає практично нездійсненним в тому випадку, якщо організація є територіально-розподіленою. Ефективно реалізована система документообігу дозволяє подолати ці труднощі, а так само призводить до зменшенню вартості зберігання інформації за рахунок: скорочення площ, на яких зберігається інформація; знищення малоефективних паперових документів; більш компактного збереження паперових документів; збільшення швидкості пошуку і доступу до необхідних документів. Важливо відзначити ще й фактор підвищення безпеки при роботі з документами за рахунок організації глибокої системи захисту документів, залежно від операцій і користувачів, і від несанкціонованого доступу. Крім того, запис всіх операцій з документами дозволяє відновити всю історію дій з ними, що також часто буває вкрай необхідно.
Тема даної роботи є дуже актуальною, оскільки групова робота з документами сьогодні набуває все великі і великі масштаби. Однак при досить широкому практичному використання групової роботи з документами, теоретична база, яка повинна лежати в основі управління даним процесом, є слабо розробленою. Метою роботи є систематизація та впорядкування наявної інформації з даного питання.
1. Електронний документообіг: загальні відомості
1.1. Вимоги до систем електронного документообігу та їх функціональні компоненти
Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції:
В· Створення, збереження, редагування документів.
В· Управління доступом до документів.
В· Можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами.
В· СЕД повинна бути максимально орієнтована на цільову аудиторію і передбачати для кінцевого користувача зручний web-інтерфейс.
Виходячи з функціонального призначення, майбутньої СЕД пред'являється ряд вимог, умовно поділюваних на дві групи. До загальним відносяться ті класичні вимоги, які пред'являються до всіх аналогічних систем, покликаним вирішувати проблеми обробки даних (масштабованість, розподіленість, відкритість, модульність). До спеціальним можна віднести ті специфічні вимоги, які актуальні саме для розглянутої СЕД, враховуючи об'єктивні умови її подальшого функціонування.
Спираючись на досвід існуючих розробок], можна виділити ряд функціональних компонент, які повинна містити СЕД:
Користувачі - суб'єкти системи разом зі своїми інструментальними засобами, звертаються до СЕД за інформацією або з метою виконання певних дій.
Система управління доступом - правила, відповідно до яких для кожного користувача визначений набір привілеїв на відповідний набір об'єктів (документів та/або дій над документами). Користувачі можуть об'єднуватися в групи з єдиним набором привілеїв.
Система управління документами - алгоритми обробки, створення, модифікації і руху документів - це головна ланка СЕД. p> Система імпорту-експорту документів, що забезпечує конвертацію документів різних типів у прийнятний формат і сумісність їх з низкою інших прикладних програм.
Система зберігання даних - модель даних та механізми її реалізації, яка може бути організовано на кількох рівнях: на рівні неструктурованої інформації (файли) і структурованої - бази даних.
Всі компоненти взаємопов'язані, а функціональність всієї СЕД забезпечується функціонуванням кожної окремої компоненти та їх регламентованим взаємодією ...
