Введення
електронний документообіг бізнес
У другому десятилітті XXI століття в Росії триває проведення реформ, спрямованих на оптимізацію діяльності організацій і підприємств різних форм власності. Особливо активно піддаються реорганізації системи управління, в тому числі і документаційне забезпечення діяльності всіх видів організацій.
Статистичні дані, показують, що значна частина робочого часу фахівця підприємства займає документування інформації та пошук необхідного документа. Роль діловодного документообігу зросла, також зростає спеціалізований документообіг, пов'язаний з документуванням специфічних функцій діяльності підприємство: бухгалтерської, оперативного обліку, документування технологічних процесів, складського обліку і т.д. Внаслідок цього, в будь-якій організації виникає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації, розв'язувана найефективніше за рахунок впровадження систем електронного документообігу.
Система електронного документообігу (СЕД) - організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Актуальність даного дослідження визначає те, що сучасний розвиток суспільства характеризується поглибленням економічних зв'язків, підвищенням рівня публічності різних органів. У зв'язку з цим зростає роль інформації у всіх процесах діяльності державних і муніципальних органів, а також у діяльності комерційних організацій. Науково-технічна революція забезпечує можливість модернізації всіх сфер життєдіяльності в інформаційному аспекті, тим самим даючи можливість практично реалізувати концепцію інформаційного суспільства.
Джерельною базою випускної кваліфікаційної роботи є нормативно-правові акти, що регламентують роботу з документами. Були вивчені як федеральні законодавчі акти, так і міжвідомчі нормативні документи. Варто відзначити, що сучасна російська нормативно-правова база, що регламентує роботу з документами, не до кінця відображає світові тенденції розвитку в цій галузі. Для розкриття поставленої проблеми нами були розглянуті та використані Федеральний закон РФ від 27 липня 2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», Федеральний закон РФ від 6 квітня 2011 № 63-ФЗ «Про електронний підписи ». Також досліджені міжнародні стандарти, насамперед MOReg 2, який є загальноєвропейським стандартом для автоматизованих систем документообігу, а також російський стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801: 2009 «Системи електронного документообігу», затверджений наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології 18.10.2011г. за № 466-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », затверджений постановою Держстандарту РФ від 03.03. 2003р. N 65-ст. Аналіз цих нормативно-методичних документів дозволив виробити основні критерії для аналізу СЕД.
Таким чином, джерельної основою дослідження послужили законодавство РФ, що регламентує інформаційні ресурси та їх використання. Особливу увагу було приділено наступним ГОСТам і стандартам: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801: 2009 «Системи електронного документообігу».
Слід зазначити, що питання створення, управління великими потоками дискретної і аналогової документацією в організації як окремого предмета дослідження в науковій літературі Росії недостатньо вивчені. Перші публікації, що розкривають дану тематику, з'явилися на сторінках журналу «Діловодство» наприкінці ХХ - початку XXI століття. Теоретики документознавства разом з практикуючими працівниками служб документаційного забезпечення управління пояснювали основні принципи впровадження систем електронного документообігу, стимулюючи активне використання нових інформаційних технологій в діловодних процесах.
Запитання інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності розкриваються в роботах і статтях М.В. Ларіна, Т.В. Кузнєцової, А.Н. Сокової. Вони проаналізували сучасний етап розвитку ДОП, починаючи з впровадження комп'ютерних технологій, виділили економічні, правові, а так само організаційно-технічні сторони проблеми інформатизації суспільства. Особливо дані автори розглянули методи впливу держави на структуру документації в недержавній сфері економіки.
Слід зазначити, що багато роботи цього періоду базувалися на зарубіжному досвіді, тоді, як в більш пізніх статтях знайшли своє відображення матеріали російської практики.
Особливо виділяються публікації відомих документознавців М.В. Ларіна та М.П. Бобильової, що стосуються застосування методології інформаційного м...
