й структурний підрозділ, штатний склад якого зачіпають вносяться зміни. Це обумовлено тим, що в різних підрозділах можуть бути посади з однаковими назвами.
Яких-небудь нормативів про те, з якою періодичністю необхідно оновлювати штатний розклад, не існує. Отже, робити це можна в міру необхідності.
Не забувайте, що зміни і доповнення, внесені в установленому порядку в штатний розклад організації, доводяться до відома працівників, після чого в їх трудові книжки на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни і доповнення.
Зверніть увагу, що постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі) - не що інше, як переведення на іншу роботу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В якості зміни трудової функції працівника розцінюється і зміна назви посади, визначене сторонами і закріплене в трудовому договорі, незалежно від причин такої зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною штатного розкладу).
Скорочення чисельності або штату працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розпису. Скорочення чисельності організації передбачає виключення з штатного розкладу окремих штатних одиниць, тоді як скорочення штату - окремих посад. Скорочуються по тому чи іншому підставі працівники підлягають звільненню за п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Враховуючи, що відповідно до статті 180 ТК РФ про майбутнє звільнення за скороченням чисельності або штату працівники повинні бути попереджені не менше ніж за два місяці до звільнення, новий штатний розклад може бути введено в дію не раніше ніж через два місяці після його складання. Наявність штатного розкладу може підтвердити, що звільнення працівників було виправдано (тобто у роботодавця буде можливість наочно продемонструвати відсутність робочих місць).
При усуненні обставин, які спричинили зміна штатного розкладу в бік зменшення штатних одиниць, роботодавець може відновити скорочені позиції шляхом внесення змін до штатного розпису або затвердивши нове.
Висновок: служба ДОУ виконує свої прямі обов'язки по виконанню діловодства і є однією з основ кожної організації. Служба ДОУ може бути обмежена кількома людьми і серверами, або вона може бути представлена ??цілими відділами в структурі підрозділів організації. Від розвиненості цієї служби залежить повноцінне функціонування підприємства та своєчасного розподілу обов'язків між підрозділами й співробітниками, що і є запорукою успішного розвитку організації.
Висновок
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, яке полягає в складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складений і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність і правильність прийняття управлінського рішення. У документах відбивається і враховується діяльність організації, фірми, підприємства. Тому ведення багатьох документів наказано законами. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють, насамперед, документи, в яких діяльність організації або фірми зафіксована.
Організація і ведення діловодства тре?? затишок професійних знань і навичок, тому цю роботу в установі (фірмі) ведуть спеціальні підрозділи (служби діловодства), а в невеликих організаціях і фірмах - секретарі-референти (секретарі).
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться у двох напрямках: законодавче регулювання; розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Державне регулювання поширюється не тільки на сферу документування, але і на організацію роботи з документами, таким чином, воно охоплює всю область документаційного забезпечення управління.
Нормативні та методичні документи з діловодства в установі розробляються на основі відповідних законодавчих і нормативних правових актів, прийнятих на державному рівні, а також відповідними міністерствами і відомствами.
Основним способом фіксації і передачі управлінської та іншої інформації в системі управління є документ, і від того, наскільки ефективно організовано документаційне забезпечення, багато в чому залежить якість прийнятих рішень і, отже, загальний результат діяльності установи.
Список використаних джерел
1. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 р № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
. ГОСТ Р6.30-2003. Уніфіковані системи докумен...
