ідомчість, спосіб їх доставки, передачі або створення підлягають обов'язковому прийому, реєстрації з подальшою перевіркою і при необхідності переадресацією за підвідомчістю.
Якщо звернення і адресується на ім'я керівника державного органу, органу місцевого самоврядування або конкретної посадової особи, сам керівник не завжди буде безпосередньо займатися дозволом звернення, задоволенням зазначених у зверненні вимог, усуненням зазначених у ньому порушень і т. д. Для цього створюються спеціальні структурні підрозділи по роботі зі зверненнями громадян. Такий стан справ не є порушенням прав громадян на звернення, що підтвердив і Конституційний Суд Російської Федерації у своєму рішенні.
Отримавши звернення громадянина, співробітник підрозділу публічного органу, відповідальний за прийом таких звернень:
. Перевіряє правильність адресування і цілісність упаковки кореспонденції, повертає на пошту нерозкритими помилково надійшли (не за адресою) листи;
. Проводить звірку реєстрів на кореспонденцію, яка надійшла фельд'єгерської зв'язком;
. Отримавши звернення, що викликає підозру не розкриваючи конверт, повідомляє про це свого керівника;
. Відчиняє конверти, перевіряє наявність в них документів (розірвання документи підклеюються), до тексту листа докладає конверт;
. Відокремлює від листи, вкладене в нього справжні документи (при
необхідності з них знімає копії);
. Документи додаються до звернення, про це робиться відмітка в обліковій картці обігу;
. При прийомі письмового звернення безпосередньо від громадянина, на його прохання ставить на копії звернення штамп про прийняття звернення із зазначенням дати його надходження, займаної посади, прізвища та ініціалів особи, яка прийняла звернення.
. Вживає заходів щодо схоронності конверта надійшов звернення. Даний конверт зберігається разом із зверненням протягом усього періоду його розгляду, потім знищується. Причому конверти звернень, відповідь по яких не дається (що не мають інформації про адресу і некоректні за змістом) не знищуються, а зберігаються разом із зверненнями в накопичувальному справі. Це дозволяє встановити адреси відправника, дату й час відправлення і отримання звернення і в інших необхідних випадках.
На даній стадії можуть бути складені наступні акти:
? Акт «про підозрілий предмет в конверті».
? Акт «про відсутність в конверті згадуваних автором документів, неповного
переліку документів, якщо є опис доданих документів »,
? Акт «якщо сам текст звернення і вкладені документи зіпсовані» та ін.
При виявленні відсутності документів або інших порушень, якщо неможливо їх оперативне усунення (м'яті, підмочені, рвані), складається акт, один примірник якого направляється відправнику, другий - долучається до документу, що надійшов.
У разі виявлення небезпечних або підозрілих вкладень в конверт (пакет) робота з письмовим зверненням призупиняється до з'ясування обставин та прийняття відповідного рішення керівництвом.
Наступним етапом роботи зі зверненням на першій стадії є його реєстрація.
Письмове звернення підлягає обов'язковій реєстрації протягом трьох днів з моменту надходження в державний орган, орган місцевого самоврядування або посадовій особі.
При подачі звернення особисто, звернення реєструється у присутності громадянина, про що видається талон встановленого зразка, а на прохання громадянина ставиться відмітка на копії звернення.
Письмові звернення громадян, отримані під час особистого прийому посадовими особами публічного органу, повинні бути передані у відповідний відділ не пізніше наступного робочого дня.
У законі не вказано, маються на увазі?? алендарние дні або робочі при призначенні термінів для вчинення посадовими особами певних дій. У деяких інструкціях, що регламентують порядок розгляду звернень, дані питання врегульовані.
Наприклад: У разі надходження звернень громадян у вихідні або святкові дні реєстрація проводиться в перший робочий день після вихідних або святкових днів.
При подальшій роботі співробітник вивчає текст звернення і заносить в особливу облікову форму - реєстраційну картку перелік необхідних даних, визначених в інструкціях і регламентах органів, що працюють із зверненнями. Всі подальші «переміщення» обігу та інформація про його розгляд фіксуються в обліковій формі, що дозволяє відстежувати його рух і в будь-який момент дати громадянину довідку про хід розгляду його звернення.
<...
