домостей про кількість і крайніх датах одиниць зберігання (томів, частин справи), внесення відміток в графу «Примітка» та ін.), складання підсумкового запису про кількість і категорії справ, сформованих у діловодстві федерального органу виконавчої влади протягом року.
У даному розділі Інструкції з діловодства міститься інформація про те, які переліки документів зі строками зберігання (перелік типових управлінських документів, відомчий перелік) застосовуються у федеральному органі виконавчої влади для визначення термінів зберігання документів. Федеральні органи виконавчої влади відповідно до підпункту б пункту 26 Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 року № 477 розробляють і затверджують за погодженням з федеральним органом виконавчої влади в галузі архівної справи перелік документів, що утворюються в діяльності федерального органу виконавчої влади та підвідомчих йому організацій.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ, а також з дотриманням принципів систематизації документів та їх розподілу (угруповання) на справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі на справи з особового складу, і на справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Рекомендується в Інструкції з діловодства визначити:
принцип формування справ (централізоване - в Службі діловодства або децентралізоване - у структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади);
місце поточного зберігання справ (Служба діловодства та/або структурні підрозділи федерального органу виконавчої влади);
методичну функцію архіву федерального органу виконавчої влади, а при необхідності - і відповідного федерального архіву в питаннях формування справ;
термін передачі виконавцем закінченого діловодством документа в справу (термін передачі документа в справу встановлюється федеральним органом виконавчої влади, але не повинен бути більше 10 днів);
працівників, що здійснюють формування справ у структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади;
працівників, що визначають місце зберігання документа (індекс справи, в яку відповідно до номенклатури справ повинен бути підшитий виконаний документ (комплект документів);
умови зберігання справ у структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади;
порядок обліку справ;
порядок видачі справ у тимчасове користування;
порядок вилучення документів зі справи;
підрозділи (Служба діловодства, архів федерального органу виконавчої влади), які здійснюють контроль за правильним формуванням справ у структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади, перевірки наявності та стану справ.
В Інструкції з діловодства розкривається комплекс робіт, виконуваних у федеральному органі виконавчої влади з метою підготовки справ до передачі на зберігання в архів федерального органу виконавчої влади і на знищення.
Рекомендується до Інструкції з діловодства включити наступні положення:
для організації та проведення експертизи цінності документів у федеральному органі виконавчої влади створюється постійно діюча центральна експертна комісія і, при необхідності, експертні комісії в структурних підрозділах, що діють на підставі положень, що затверджуються, відповідно, керівником федерального органу виконавчої влади або керівником структурного підрозділу;
експертиза цінності документів постійного і тимчасового зберігання здійснюється щорічно в структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади працівниками, відповідальними за ведення діловодства, спільно з центральною експертною комісією (експертною комісією) під методичним керівництвом архіву;
при проведенні експертизи цінності документів здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів федерального органу і?? виконавчої влади; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання (до 10 років) і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах, а також виділення до знищення справ за попередні роки, терміни, збереження яких минули;
відбір документів для постійного зберігання здійснюється на підставі законодавчих та інших нормативних правових актів Російської Федерації, переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ федерального органу виконавчої влади;
за результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) ...
