я інформації. Документи стають хранителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають в ролі пам'яті установи.
Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, служить номенклатура справ.
Номенклатура справ використовується для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення строків їх зберігання та пошуку документів. Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ є основою формування документального фонду федерального органу виконавчої влади. Документальний фонд федерального органу виконавчої влади складають документи, створені у федеральному органі і отримані ним в результаті взаємодії з іншими органами управління, організаціями та громадянами.
В Інструкції з діловодства федерального органу виконавчої влади визначається порядок розробки, складання, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ, а також порядок ведення номенклатури справ протягом діловодного (календарного) року.
В Інструкції з діловодства у федеральному органі виконавчої влади доцільно передбачити, що:
номенклатура справ складається на основі вивчення положення про федеральному органі виконавчої влади, регламенту федерального органу виконавчої влади, положень про структурні підрозділи та інших документів, що регламентують діяльність федерального органу виконавчої влади і порядок її документування, а також номенклатур справ за попередні роки і документів, що утворюються в діяльності федерального органу виконавчої влади;
у федеральному органі виконавчої влади складаються номенклатури справ структурних підрозділів та номенклатура справ федерального органу виконавчої влади, або зведена номенклатура справ;
номенклатура справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за ведення діловодства структурного підрозділу, узгоджується з архівом федерального органу виконавчої влади, Службою діловодства, підписується керівником підрозділу і представляється в Службу діловодства;
новостворене підрозділ у місячний термін розробляє номенклатуру справ підрозділу і представляє її у Службу діловодства федерального органу виконавчої влади;
номенклатура справ федерального органу виконавчої влади складається Службою діловодства з номенклатур справ структурних підрозділів;
методичну допомогу при складанні номенклатури справ федерального органу виконавчої влади надають архів федерального органу виконавчої влади і Центральна експертна комісія федерального органу виконавчої влади;
один раз в 5 років номенклатура справ федерального органу виконавчої влади узгоджується з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву, в який передаються на постійне зберігання утворюються в процесі діяльності федерального органу виконавчої влади документи Архівного фонду Російської Федерації;
номенклатура справ федерального органу виконавчої влади, підписана керівником Служби діловодства, затверджується керівником федерального органу виконавчої влади після її узгодження з центральною експертною комісією федерального органу виконавчої влади не пізніше кінця поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного року;
у разі зміни функцій і структури федерального органу виконавчої влади номенклатура справ підлягає переробці і погодженням з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву;
номенклатура справ готується не менш ніж у чотирьох примірниках: 1-й примірник як документ постійного терміну зберігання поміщається в справу Служби діловодства, 2-й використовується в Службі діловодства як робочий екземпляр, третій - застосовується в архіві федерального органу виконавчої влади, 4-й - у федеральному державному архіві, з яким узгоджувалася номенклатура справ. Робочий екземпляр номенклатури справ може вестися в Службі діловодства федерального органу виконавчої влади в електронному вигляді.
В Інструкції з діловодства федерального органу виконавчої влади передбачається: порядок складання номенклатури справ, зокрема, порядок розташування розділів у зведеній номенклатурі справ, правила індексації справ, складання заголовків справ і послідовності їх розташування в розділах номенклатури справ, порядок встановлення строків зберігання документів і справ, порядок коригування номенклатури справ протягом діловодного року (уточнення заголовків справ, внесення заголовків справ, не передбачених при складанні номенклатури справ, внесення ві...
