зберігання та справ з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення;
по завершенні діловодного року і за результатами експертизи цінності документів справи федерального органу виконавчої влади підлягають оформленню відповідно до правил оформлення справ та підготовки справ до передачі на архівне зберігання;
оформлення справ проводиться працівниками Служби діловодства та працівниками, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади, за методичної допомоги та під контролем архіву федерального органу виконавчої влади;
повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі справи з особового складу, справи тимчасового (до 10 років) підлягають частковому оформленню;
повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі та складання листа-завірителя справи; складання в необхідних випадках, внутрішнього опису документів справи; підшивку і палітурка справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
В Інструкції з діловодства визначається порядок передачі справ в архів федерального органу виконавчої влади, що передбачає наступні умови:
в архів федерального органу виконавчої влади передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу;
передача документів в архів федерального органу виконавчої влади проводиться за затвердженими описами справ;
справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву федерального органу виконавчої влади не раніше ніж через рік і не пізніше ніж через 3 роки після року, в якому документи були поміщені в справу на зберігання;
справи тимчасового зберігання (до 10 років) передачі в архів федерального органу виконавчої влади, як правило, не підлягають (вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку);
передача справ в архів федерального органу виконавчої влади здійснюється за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та Службою діловодства;
прийом справ проводиться працівником архіву федерального органу виконавчої влади в присутності працівника структурного підрозділу з проставленням у двох примірниках опису справ відміток про наявність кожної справи (в кінці кожного примірника опису вказується кількість фактично прийнятих справ, дата прийому-передачі справ, а також підпису працівника архіву федерального органу виконавчої влади та особи, що передала справи);
справи і описи на здавані документи доставляються до архіву співробітниками структурних підрозділів із супровідним листом, в якому вказується кількість справ та описів, переданих в архів (відповідальність за збереження документів при транспортуванні і здачу їх в архів несе структурний підрозділ , передавальне документи).
Підготовка документів і справ до передачі на архівне зберігання і на знищення передбачає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ за результатами експертизи їх цінності;
складання актів на знищення документів і справ з термінами зберігання,.
Експертиза цінності документів - один з основних напрямків архівознавства в сучасний період.
Експертиза цінності документів це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
Експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термін зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
Завдання експертизи цінності документів:
. Відбір найбільш цінних документів з відомчих до державних архівів на державне (постійне) зберігання та визначення профільності документів тому чи іншому державному архіву.
. Визначення строків зберігання документів, інформація в яких може бути використана протягом якогось періоду часу. Залежно від встановлених термінів зберігання такі документи можуть бути розділені на дві групи:
для довготривалого зберігання (наприклад, документи з особового складу зі строками зберігання 75 років або 75 років мінус вік особи на момент заведення справи);
для тимчасового зберігання.
. Забезпечення повноти складу архівного фонду шляхом поповнення втрачених документів, що м...
