і звернення при реєстрації враховувати під реєстраційним індексом першого звернення. У цьому випадку, якщо зверненням надійшов 20.05.2005 р., присвоєно індекс Д-50, то 20.06.2005 р. при надходженні повторного звернення йому також присвоюється індекс Д-50 (а не Д-90). У цьому випадку також заповнюється нова РКК, у графі В«Дати, індекси повторних звернень В»РКК проставляються дати попередніх звернень без вказівки їх реєстраційних індексів, так як вони будуть збігатися з індексом повторного обігу. При журнальній реєстрації ці відомості також вказуються в відповідній графі журналу.
Можливий варіант, при якому у разі реєстрації повторного звернення під тим же індексів, що й перше звернення, нова РКК наповнений не буде (не робитиметься нова запис у журналі про що надійшов обігу). У цьому випадку на РКК першого звернення проставляється дата повторного звернення без зазначення індексу першого обігу. Аналогічно, при журнальній формі реєстрації відомості про повторне зверненні будуть вказуватися у відповідній графі журналу, де було зареєстровано перше звернення.
Однак цей варіант незручний тим, що в реєстраційно-облікової формі буде недостатньо місця для заповнення інформації, що відображає резолюцію керівника по виконанню повторного звернення, відомостей про хід розгляду звернення, внаслідок вирішення питання та ін Реєстрація повторних звернень до тих же реєстраційних формах, що і попередніх, може бути виправдана в тих випадках, коли по попереднім зверненнями громадянину дано вичерпну відповідь, листування з ним припинена і наступні його звернення з того ж питання в організації паче не розглядаються.
Вибір форми індексації повторних звернень залежить, як визначено пунктом 9 постанови, від обсягу документообігу. У правому верхньому куті повторних звернень та в реєстраційних формах робиться позначка В«ПовторноВ» і підбирається все попереднє листування.
Громадянином може бути направлено одночасно звернення кільком адресатам, і вони в кінцевому підсумку переадресовуються в одну організацію, в компетенції якої знаходиться вирішення поставленого питання. Всі ці звернення в організації-одержувачі враховуються під одним реєстраційним індексом першого отриманого з цих звернень з додаванням порядкових номерів інших звернень, що визначено пунктом 10 постанови, наприклад: Д-401-1 - звернення, безпосередньо надійшло до організацію В«АВ», Д-401/2 - звернення, з того ж питання спрямоване громадянином у концерн В«БеллегпромВ» і переадресований в організацію В«АВ», Д-401/3 - звернення з того ж питання, спрямоване громадянином до Міністерства торгівлі та переадресований в організацію В«АВ».
Якщо для реєстрації звернень використовується традиційна РКК, то кількість її примірників визначається, виходячи з необхідності забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням звернень громадян. При журнальній реєстрації після заповнення відповідних граф журналу також може використовуватися РКК встановленої форми для організації контролю за виконанням надійшов обігу. При використанні РКК в електронному вигляді вона може роздруковуватися в необхідній кількості примірників (за відсутності локальної комп'ютерної мережі в організації).
Як правило, заповнюються два-три екземпляри РКК. Один примірник разом із зверненням направляється виконавцю, решта - призначені для довідкових картотек (у тому числі контрольної).
Після розгляду звернення разом з примірником РКК передається з структурного підрозділу (від виконавця) відповідальній за ведення діловодства в організації для централізованого формування у справи і картотеки.
РКК систематизуються в довідкової картотеці побудованих за тематичним (структурному), регіональному (Географічному) ознакою систематизуються переважно за алфавітом прізвищ авторів звернень. РКК на колективні та анонімні звернення, як правило, поміщаються в окремий розділ картотеки.
У пункті 13 Положення визначено, що індекс відповіді складається з реєстраційного індексу поводження з доповненням інших встановлених в державних органах, інших організаціях позначень, що застосовуються при реєстрації. Цим додатковим позначенням є, як правило, індекс справи за номенклатурою справ, в яке після виконання групуються обігу. Наприклад, в організації встановлено, що справа із зверненнями громадян ведеться у відділі організаційно-правової, кадрової роботи та міжнародних зв'язків. Відповідна справа із заголовком В«Звернення громадян і документи щодо їх розгляду (листування, довідки тощо) В»включено в номенклатуру справ організації під індексом 3-22 (3 - індекс відділу організаційно-правової, кадрової роботи та міжнародних зв'язків, де формується справа із зверненнями; 22 - порядковий номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу). Отже, індекс відповіді буде наступним: 3-22/Д-50, де 3-22 - індекс справи за номенклатурою справ, Д-50 - реєстраційний індекс обігу. [9, с. 18-26]
При організації роботи з надійшли зверн...
