еннями перш за все слід визначити, буде воно вирішено організацією, його отримала, або направлено за призначенням компетентному державному органу, іншої організації.
Зареєстроване звернення передається керівнику, який приймає рішення про порядок виконання звернення, визначає виконавців, а також вирішує, підлягає звернення постановки на особливий контроль чи ні. Рішення керівника оформляється у вигляді резолюції.
Термін виконання в резолюції допускається не вказувати в разі, якщо для виконання звернення встановлюється типовий термін, передбачений Законом.
Для вирішення звернення при необхідності направляються запити або організовується виїзд на місце з метою перевірки викладених у зверненнях фактів. Таким чином, термін виконання може бути продовжений в межах, визначених законодавством.
На зверненні, як правило, не повинно бути більше однієї резолюції. Наступні резолюції посадових осіб допускаються лише у тому випадку, якщо вони деталізують порядок виконання.
Всі вказівки керівника про порядок виконання звернення, термін виконання переносяться в реєстраційну форму.
Стаття 9 Закону та п. 15 Положення, передбачена ситуація, при якій надійшли в організацію звернення не відноситься до її компетенції або в обігу міститися питання, відносяться до діяльності декількох організацій.
Якщо у зверненні містяться питання, які потребують вирішення декількох компетентних органів, керівник організації розглядає питання, пов'язані з його компетенції, а іншим організаціям у п'ятиденний термін пересилаються копії звернень з супровідним листом. При цьому громадянину надсилається повідомлення про те, куди переслали для виконання його звернення.
Якщо звернення не належить до компетенції даної організації, громадянинові в 15-денний термін надсилається відповідь з роз'ясненням, куди йому слід направити своє звернення. Звернення, що надійшло для розгляду в організацію, може бути спрямоване для розгляду в підвідомчі (підлеглі) організації з супровідним листом із зазначенням встановлених строків розгляду та направлення відповіді громадянину.
Якщо організації, переслав звернення, необхідно мати інформацію про результат його розгляду, в тексті супровідного листа додатково вказується про повідомленні вищестоящої організації про прийняте рішення.
Відомості про направляються в процесі розгляду звернення запитах фіксуються у графі РКК В«Хід розгляду В». Наприклад: В«10.06.2006 направлено запит до Міністерства праці Республіки Білоруссю. Термін відповіді - 20.06.2006 В». p> При напрямку поводження з супровідним листом в інші організації визначається порядок та місце реєстрації цих листів. Щоб Їх листи і одержувані з інших організацій відповіді з необхідними для розгляду звернення відомостями можуть реєструватися у особи, відповідальної за ведення діловодства за зверненнями громадян. У такому випадку безпосередньо цією особою ведуться реєстраційні форми з обліку вхідних і вихідних документів. Щоб Їх листи і одержувані відповіді можуть реєструватися і загальних реєстраційних формах. Копії спрямовуються листів і одержувані відповіді формуються у справі із зверненнями громадян.
Відповіді на звернення громадян оформляються на бланку для листів у відповідності з Державним стандартом Республіки Білорусь (СТБ) 6.38-2004 В«Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів В»(далі СТБ 6.38-2004). p> Згідно СТБ 6.38-2004 адресат у відповідях на звернення громадян оформляється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затвердженими постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 7 вересня 2004 р. № 1111, зі зміною, внесеною постановою Ради Міністрів від 16 березня 2005 р. № 285: спочатку вказують прізвище та ініціали одержувача, потім - поштову адресу. [5, с. 58-59]
Відповідь громадянину повинен містити конкретну інформацію по кожному з поставлених у зверненні питань. Типова форма відповіді на звернення громадян не встановлена. p> Після виконання звернень підвідомча (підпорядкована) організація спрямовує вищестоящої організації повідомлення із зазначенням відомостей про результати розгляду та напрямку відповіді громадянину, а також позначці про виконавця. Відмітка про виконавця оформляється відповідно до вимог СТБ 6.38-2004.
Таким же чином оформляються відповіді по перебувають на контролі зверненнями, отриманими від інших організацій. У разі якщо для прийняття рішення необхідно отримання додаткової інформації, у відповідну організацію направляється запит.
Відповідно до ст. 12 Закону повторні звернення, в яких не наводяться нові доводи або знову відкриті обставини, якщо по них є результати вичерпних перевірок і громадянам надано відповіді у встановленому Законом порядку, в організації не розглядаються. У цьому випадку громадянину направляється письмову відповідь, в якому повідомляється, що листування ...
