ити їх кількість. Наприклад: В«прізвище, ім'я, по батьковіВ» і В«адресу місця проживання та (Або) роботи, контактний телефон В»,В« документ спрямований на виконання В»іВ« дата напрями В»,В« тематика В»іВ« зміст В»та ін
Індексація звернень громадян - один з найбільш складних і важливих питань організації роботи з цією категорією документів.
Необхідно відзначити, що єдиний для всіх організацій порядок індексації звернень громадян у Положенні не встановлений. Пунктом 8 Положення визначено, що реєстраційні індекси зверненнями присвоюються відповідно до прийнятої системою реєстрації документів державних органів, інших організацій. Це означає, що організації слід встановити порядок присвоєння індексів вступників зверненнями. При цьому необхідно враховувати основні правила реєстрації документів, встановлені нормативними актами з діловодства.
Як було зазначено вище, звернення реєструються окремо від інших надходять в організацію документів. Ця особливість відображається в реєстраційних індексах звернень, які повинні мати певні відмінності: крім порядкових вхідних номерів, привласнюються протягом року, реєстраційні індекси звернень доповнюються іншими позначеннями, незалежно від того, надійшло звернення безпосередньо в організацію або ж було надіслано з іншої організації. Необхідність додавання додаткових позначень до реєстраційним індексам звернень обумовлена ​​тим, що за вимогами діловодства в одній організації не можуть бути враховані два вхідних документа під одним і тим же реєстраційним індексом (Наприклад, індекс звернення В«53В» і реєстраційний індекс документа, надійшов у порядку загального діловодства, також В«53В»).
Аналогічне правило встановлено для реєстрації деяких внутрішніх документів, наприклад, наказів з особового складу. Незважаючи на те, що накази з особового складу, термін зберігання яких 75 років (прийом, переведення, звільнення) і 3 роки (відпустки, відрядження, стягнення), реєструються окремо, для того, щоб у організації не було видано два накази з особового складу з одним і тим же індексом, наприклад, В«10В», до їх порядковим реєстраційними номерами додаються літерні позначення - В«КВ» і В«ЛВ». Відповідно, реєстраційні індекси двох наказів з особового складу різних термінів зберігання будуть В«10-КВ» (75) і В«10-ЛВ» (3 роки). p> З урахуванням викладеного при реєстрації звернень доцільно зберегти закріплений раніше нормативно порядок, при якому реєстраційний індекс звернення включає не тільки порядковий реєстраційний номер, але і першу літеру прізвища автора звернення. Наприклад: Д-50 (Д - перша літера прізвища заявника, 50 - порядковий номер надійшов обігу). При цьому реєстрований у порядку загального діловодства входить документ з іншої організації також може мати порядковий номер 50, але без літерного позначення В«ДВ».
Відповідно до завданнями, функціями, рівнем організації реєстраційний індекс звернення може додатково включати код адміністративно-територіального поділу, початкову букву змісту звернення (В«ЖВ» - житло) та ін При наявності класифікатора питань, що піднімаються у зверненнях, в реєстраційний індекс включається шифр (Код) питання. Наприклад, реєстраційний індекс звернення може мати наступну структуру: В«3/4Д-50В», де 3 - код території, 4 - код питання, Д - перша буква прізвища заявника, 50 - порядковий номер надійшов звернення.
При реєстрації колективних звернень до їх індекс може включатися буквене позначення В«КЛВ», наприклад, КЛ-32.
У статті 7 Закону встановлено, що анонімні звернення, як правило, не розглядаються. У той же час з метою обліку таких звернень і подальшого аналізу роботи із зверненнями громадян їх також доцільно реєструвати. У такому випадку до порядкового реєстраційним номером звернення може додаватися буквене позначення В«АНВ» (Анонімне), або В«БПВ» (без підпису), наприклад, БП-48. p> При реєстрації звернень особливу увагу необхідно звернути на пункт 9 Положення, в якому встановлюється порядок присвоєння індексів повторних звернень. У Відповідно до цього пункту повторних звернень при їх надходженні в організацію протягом календарного року, в залежності від обсягу документообігу, присвоюється реєстраційний індекс першого звернення або черговий індекс.
У другому випадку індекси першого і повторних звернень будуть відрізнятися. Наприклад, поводженню надійшов 20.05.2005 р., був привласнений індекс Д-50, зверненням, що надійшло 20.06.2005 р. - Д-90. Для реєстрації повторного звернення заповнюється нова реєстраційна форма з вказівкою дат та індексів попередніх звернень. При використанні журнальної форми реєстрації повторні звернення вносяться до журнал під черговим реєстраційним номером із зазначенням у відповідній графі журналу, де було зареєстровано перше звернення.
Згідно з раніше діючими правилами повторних звернень одного і того ж громадянина надавався тільки чергові реєстраційні індекси.
У той же час згідно пункту 9 Положення допускається повторн...
