основними етапами підготовки були:
1. Креативна (концептуальна) частину прес-конференції. p> На цьому етапі робиться наголос на унікальність конференції: придумуються основні "фішки", оригінальне оформлення залу, сувеніри для журналістів і т.п. у стилістиці прес-конференції. Іншими словами, цілком формувалася концепція заходу. При розробці унікальних фішок прес-конференції обов'язково враховуються рекомендації/побажання відповідальних за телевізійні ЗМІ: щоб картинка для ТБ-камер виглядала добре і зрозуміло.
2. Підготовка основних документів прес-конференції
- Сценарій (де будуть прописані основні ідеї),
- Тайминг (у ньому відображено приблизний час кожного пункту сценарію).
- Прес-реліз акції і анонс прес-конференції.
- Мова ведучого і спікерів прес-конференції (якщо вони відомі).
- Не менш 6 питань з метою викладу основних пунктів позиціонування об'єкта PR (питання перед прес-конференцією розподіляються серед "Своїх" і задаються першими, відразу ж після того, як за сценарієм прес-конференції переходять до питань).
3. Технічне оснащення. p> Обов'язковою частиною даного етапу є огляд майданчика і перевірка місцевого технічного забезпечення та функціонування обладнання, необхідного для якісного проведення прес-конференції (світло, звук, необхідне кількість мікрофонів і їх робота, екрани, достатня кількість стільців, наявність кімнати/місця для ексклюзивних інтерв'ю, що працюють розетки, маршрути руху, розташування VIP-та прес-зон, охорона тощо). p> 4. Акредитація. p> Запрошення журналістів на прес-конференцію починається з телефонного дзвінка, тільки після цього висилається письмова інформація (прес-реліз майбутньої події). При запрошенні журналістів розсилаються анонс, прес-реліз і фотографії PR-об'єкта. Туди ж слід докласти докладну інформацію, як дістатися до місця проведення прес-конференції, і план з зазначенням проїзду на автомобілі з місцем для паркування. p> Було підготовлено оформлення структурованого списку акредитованих ЗМІ (таблиця в Excel: прізвище, ім'я, видання, контакти). Список був зроблений за алфавітом (відсортований за прізвищем або виданню). p> На цьому етапі необхідно також пам'ятати і про підготовку прес-пакета. Він (Бажано оформлений в окрему папку) повинен містити наступні матеріали (Залежно від ситуації може варіюватися):
- текст анонсу, який висилався (бажано),
- прес-реліз по темі прес-конференції,
- анонс майбутньої події (якщо прес-конференція проводиться в Напередодні його),
- цифри і факти (за необхідності),
- список спікерів з короткою інформаційної довідкою про кожного,
- додаткові інформаційні матеріали (фото/аудіо/відео),
- візитка прес-менеджера (прес-релізи можуть викинути, а візитки, як правило, всі зберігають),
- програма прес-конференції,
- ручка, блокнот, сувеніри.
5. Розподіл функцій. p> У день, напередодні конференції, проводяться загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах проговорюються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного співробітника, що працює на заході, і час приходу на місце проведення конференції. Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу з мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (Питати, яке видання і яке питання, і т.д.). Слід не забути про такі дрібницях, як таблички для спікерів із зазначенням ПІБ та посад, бейджах. p> 6. Проведення попередніх медіа-тренінгів з учасниками прес-конференції. p> На них відпрацьовується прес-реліз, позиціонування, вміння говорити і відповідати на запитання.
7. Репетиція прес-конференції. p> У всіх учасників заходу (керівництва, спікерів, відповідального прес-менеджера, технічних людей і т.д.) під час репетиції повинен бути актуальний план прес-конференції. Як правило, такі "пробні заходи "дозволяють знайти слабкі місця в організації, після чого можна всі відпрацювати і виправити. p> Проведення
- На вході (під час акредитації), як мінімум, повинно стояти 2 людини і відзначати у списках тих, хто прийшов, питати контакт і видавати прес-пакети.
- На прес-конференції обов'язково повинен бути присутнім співробітник з працюючим диктофоном. Під час ексклюзивних інтерв'ю він повинен знаходитися поряд з інтерв'юйованим.
- Перед початком прес-конференції (або на акредитації) необхідно чітко пояснити журналістам порядок проведення конференції (коли можна брати "Ексклюзиви", фотографувати і т.д.). p> - Робота з мікрофонами. Перш ніж дати мікрофон людині, яка бажає задати питання, необхідно дізнатися у нього, що за видання він представляє, і яке питання збирається задати.
Підведення підсумків
Після закінчення прес-конференції було проведено аналіз успіхів і помилок, допущених при її проведенні.
- Коригування документації по проекту (прес-...
