структурної частини установи. Є дати отримання, реєстрації (у реєстраційному штампі),
дати резолюцій, направлення на виконання ("С.Я. Нікітінський, 26 січня 1910"), виконання документа, підписання його до друку і опублікування.
3.4 Адресат документа
Позначення адресата в XIX ст. малося на зносинах, проханнях, скаргах, відгуках. Правила його написання визначалися соподчиненностью установ. У зносинах рівних установ і нижчих з вищими адресат починався з прийменника "в": "У Правлячий сенат", "У Палату цивільного суду". У відносинах вищих присутніх місць з нижчими адресат писався в давальному відмінку, що означало: такому присутні місця щось наказується або пропонується. Наприклад: "Повітовому суду", "Губернському правлінню". p> Якщо документ адресувався конкретній посадовій особі, то при стосунках нижчого посадової особи з вищим перед позначенням посади і прізвища вказувався його титул - "його превосходительству "," його високоблагородіє "," його благородію "тощо
У зносинах рівних між собою властей і старших з молодшими титул опускався.
У проектах раціоналізації діловодства у другій половині XIX - початку XX ст. адресованности документів приділялася особлива увага. Так, "Положенням про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві "1911 передбачалося напрямок документа безпосередньо до виконавця.
Загальне вживання конвертів відноситься до першої чверті XIX в. На них повторювали адресат документа.
3.5 Посвідчення документа
Правила підписання документа як і раніше визначалися для кожного виду документа. Маніфести, іменні укази Сенатові мали власноручні підписи царя. На копіях цих документів робилася запис: "На дійсному власною тобто і. в. рукою підписано: "Микола" [47].
Закони повторювали встановлені в XVIII в. правила підписання журналів засідань, відносин, просітельской документації, актів, допитів. Знову характер підпису залежить від адресата.
У законі XIX в. підкреслювалося, що довідки, відомості, записки, переклади підписувалися тими, "Якими вони були складені" [48]. p> Особлива увага зверталася на оформлення виписок і копій. Наприкінці їх вказувалося, хто підписав оригінал: "Справжній підписали ..." або "На дійсному надписано". Запевняли копії посадові особи: "Вірно: віце-директор ...".
Більш детально визначається порядок скріплення документів. Укази Сенату скріплювалися головою Ради Міністрів. Документи, що складали листування міністра, скріплювалися директором департаменту, в якому вони готувалися, і підписувалися міністром. Документи, що виходили з департаментів, скріплювалися начальником відділення і підписувалися директором департаменту, що виходили з відділення - відповідно столоначальником і начальником відділення.
У реєстраційних журналах, описах документів, на відпустках скріпу ставив діловод.
Для посвідчення документів XIX в. вживалися три державні друку: велика, середня і мала. Застосування їх було суворо регламентовано залежно від виду та призначення документа.
Крім підпису та печатки, деякі види документів затверджувалися. Відмітка про затвердження на думках Державної ради, наприклад, писалася в 80-х рр.. в кінці тексту документа: "НАСТУПНІ думку в загальних зборах Державної ради затвердити зволив і повелів виконати "[49].
На документах початку XX в. відмітка про затвердження робиться після заголовка над текстом документа. На його копії зазначалося: "На дійсному власною тобто і. в. рукою підписано: "Бути по цьому". Ця запис скріплювалися державним секретарем.
Відмітка про затвердження робилася на статутах ("Государ імператор додержуватися цієї розглядати і височайше зволив в Петергофі в 5 день липня 1902 "), положеннях (" Бути по сему ") [50]. p> На початку XX в. акт затвердження документа оформляється спеціальним грифом. Так, на документі 1915 про умови видачі позичок евакуйованим підприємствам в лівій верхній його частини виділялася відмітка про затвердження (див. додаток 2).
3.6 Резолюція
Резолюції мали конкретні вказівки щодо вирішення питання: "Дозволяю перевести в ... клас гімназії без випробувань ", або" До доповіді з довідкою ". Для документів, що не які потребують відповіді, писалося: "До відома". Під рішенням Ради міністрів Міністерства, записаному в журналі, міністр писав: "виконати".
3.6.1 Відмітки на документі
У XIX в. в правилах оформлення документів велике місце відводилося "Особливі відмітки". Вони підкреслювали ступінь важливості документа: "потрібне", "вельми потрібне "," секретне "," у власні руки "," конфіденційно ", "Строго конфіденційно". Ці позначки робилися на правій стороні сторінки документа. Іншого роду позначки фіксували дату надходження документа і його реєстрації. У кінці документа, на останній його сторінці вказувалося, коли і за яким номером документ був виконаний або ставилася позначка: "...
