лення документів. Тільки за 1808-1823 рр.. було видано 35 законодавчих актів з питань діловодства з додатком формулярів документів [44]. Також в цю епоху створюються типові й трафаретні тексти, що свідчить про розпочатому процесі уніфікації документів. Звичайно ж зміни торкнулися і реквізитів документа.
3.1 Форма документа
Завдання модернізації діловодства, яка ставилася при створенні міністерств, змушувала звертати більшу увагу на оформлення документа і, насамперед, його виду. Всі документи, крім листів (зносин), себе називають. Кількість видів документів у розглянутий період зросла. Нові види документів породжували спеціалізація документування, розвиток капіталістичних відносин, яке втягувало в активну соціальну діяльність більш широкі верстви суспільства, і ця діяльність документувалася. Поряд з документацією державних установ з'являється документація різних типів приватнокапіталістичних підприємств і об'єднань.
З виданням Положення 19 лютого 1861 виникли документи, що оформляли відносини поміщиків з селянами: добровільні умови, акти звільнювальні про обов'язкові відносинах, статутні грамоти. Створення нових засобів зв'язку і документаційною техніки призвели до появи таких видів документів, як телеграма, телефонограма, стенограма і ін Законами встановлювалися види документів, створюваних на різних рівнях управління. Погляди, маніфести, укази, накази видавали вищі органи державної влади. Діловодні документи за характером складання і виконання були розділені на чотири групи:
1) внутрішні документи;
2) листування;
3) "просітельскіе" документи;
4) акти.
До внутрішнім документам ставилися доповідні записки, довідки, журнали засідань. Особливою категорією внутрішніх документів були звіти: фінансовий, звіт про діяльність установи. Звітом називали і план поліпшення роботи міністерства ("звіт у видах і припущеннях "). Новими видами внутрішніх документів були статути та положення, що визначали функції, права та обов'язки установи. До внутрішнім документам ставилися також посадові інструкції, реєстраційні журнали, описи.
Листуванням ("зносинами") називалися документи, що надсилаються установами або посадовими особами іншим установам або особам: пропозиції, повідомлення, ведення, відносини, повідомлення, подання, рапорти. Вид цієї групи документів визначався положенням кореспондента на ієрархічній драбині державних установ.
Наприклад, міністр посилав у вищі інстанції подання, у нижчі - приписи, в рівні установи - зносин. "Просітельскіе документи" - це скарги, прохання, відгуки. Зникло таке найменування документа, як чолобитна. Скарга перестала бути синонімом прохання, вона набуває апеляційний характер.
Велику групу документів складали акти. Про їх види, порядок складання та засвідчення докладно говориться в "Законах цивільних", опублікованих в X томі "Зводу законів Російської імперії".
3.2 Автор документа
Змінилося оформлення автора документа. Ці зміни стосувалися, насамперед, документів колективних авторів. У 1801 р. були скасовані укази, що забороняли приймати прохання за декількома підписами [45]. Розширюється коло авторів: за указом від 1 жовтня 1831 духовні заповіти могли складати і селяни [46].
Крім того, автором службового документа стали вважати установа. Наказувалося розміщувати позначення автора в лівому верхньому кутку. З 30-х рр.. XIX в. з'являються бланкові написи. Вони писалися від руки, виготовлялися друкарським способом або проставлялися за допомогою гумового штемпеля. Бланки були двох видів. Один включав: найменування відомства, установи, структурної частини, від якої виходив документ, номер його за реєстром вихідних документів, зазначення місця складання. Крім того, до складу бланка іноді входив заголовок до документа (див. додаток 1).
Інший вид бланка складався з позначення штатного назви посади особи, від якого він походить.
На бланках писали зазвичай листи, іноді на бланках писали і отпуски (чернетки) листів. У цьому випадку на лівому полі документа вказувалося, хто підписував документ ("підписав", "Скріпив"). p> Укази, журнали, протоколи, записки та ін писалися на чистих аркушах паперу, без бланків. У "Положенні про письмоводство та діловодстві у військовому відомстві "вказувалося, що на папері без бланка пишуться "всепідданійші" рапорти і прохання.
3.3 Дата документа
Дата складання документів позначалася по-різному для кожного виду. Так, у височайше затверджених думках Державної Ради вона вказувалася в заголовку, в маніфестах і іменних указах Сенату, крім того, дата ставилася в кінці тексту: в маніфестах перед підписом, в указах - після підпису.
У листах дата складання документа позначалася окремим рядком внизу документа, з лівого боку або в бланку документа після найменування...
