шляхом провідними фахівцями організації.
Терміни зберігання документів - постійні чи тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються залежно від значущості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років. p align="justify"> Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством у 1998 р., обчислюється з 1 січня 1999
Індексація справ. Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ. p align="justify"> Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональною схемою. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.
У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому присвоєно індекс "03", і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером "2" (02). p align="justify"> Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться до номенклатури щоразу під одним і тим же індексом. p align="justify"> Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі докум ентаціонного забезпечення управління та Основних правилах роботи відомчих архівів.
Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки.
документ експертиза архів справу
Назва разделаІндекс делаЗаголовок делаКолічество справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і № статті за ПеречнюПрімечаніе01-02 01-03Устав фірми Штатний распісаніеПост., ст. 37 Пост., Ст.52
У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появи. p align="justify"> Друга графа - назви заголовків справ.
Кожна справа може становити один або декілька томів. Це стає відомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів,...
