частин) - заповнюється саме тоді. p align="justify"> У графі "Терміни зберігання та статті за Переліком" вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають "до відпадання потреби" (наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або "до заміни новими" (наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють саме ці позначки. Тут же може бути проставлена ​​відмітка "ЕК", яка означає, що після закінчення діловодного року справа має бути піддано експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання. p align="justify"> У графі "Примітки" протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.
В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ.
Підсумкова запис про категорії та кількість справ:
По термінах храненіяВсегоВ тому числі переходящихПостоянного81Временного (понад 10 років) 146Временного (до 10 років включно) 25Ітого477
У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік. p align="justify"> Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.
Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на узгодження до державного архіву, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації. p align="justify"> Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі як довідкового посібника з формування справ. p align="justify"> Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації і є документом постійного зберігання. Цей примірник включається в зведену номенклатуру в розділ служби ДОП. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються у відповідні структурні підрозділи для закладу справ. p align="ju...
