Зміст
Введення
1.Понятие" формування справ, та основні вимоги до цієї роботи
2.Правила формування різних категорій документів у справи
. Оформлення обкладинки справи, засвідчувального напису; внутрішнього опису документа, аркуша-замінника і картки-заступника.
. Принципи систематизації документів всередині справ
Висновок
Список літератури
Введення
Діловодство зараз на багатьох підприємствах не являє собою ефективно налаштованого механізму. Найчастіше окремі підрозділи за своїм розсудом (як їм зручно) визначають порядок роботи та систематизацію зберігання документів.
Але в цій ситуації слід пам'ятати, що на організацію як на юридичну особу покладено обов'язок зі зберігання свого документаційного фонду.
Якщо на підприємстві не розроблена номенклатура справ, формування справ відбувається стихійно і здача справ в архів може не відбутися або буде проблематичною.
Виконані документи не менше трьох років зберігаються в діловодстві, після чого передаються в архів організації.
Метою моєї роботи є розглянути процес формування справ, виконуючи такі завдання:
1. Визначити поняття «формування справ» і розглянути основні вимоги до цієї роботи;
2. Розглянути правила формування різних категорій документів у справи;
. Розглянути оформлення обкладинки справи, засвідчувального напису; внутрішнього опису документа, аркуша-замінника і картки-заступника;
. Розкрити принципи систематизації документів всередині справ.
1. Поняття" формування справ, та основні вимоги до цієї роботи
· Формуванням справи називається групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи (іст. № 1).
Справа (первинний комплекс) - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності, поміщена в окрему обкладинку (реєстратор або швидкозшивач).
Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх збереження.
В даний час розроблені єдині вимоги до формування й оформлення справ. Вони викладені в Державній системі ДОП та Основних правилах роботи відомчих архівів. Заснований на існуючих нормативах порядок формування, зберігання та оформлення справ повинен закріплюватися в інструкціях з діловодства конкретних організацій, так як це дає можливість врахувати специфіку їх роботи і документації.
· Формування справ повинно забезпечити:
- оперативність пошуку документів;
надійність документаційного обслуговування управління;
збереження документів.
· Формування справ здійснюється:
- службою ДОП (секретарем) - при централізованій формі ведення діловодства;
структурними підрозділами - при децентралізованій формі ведення діловодства (особами, відповідальними за діловодство).
· Робота з формування справ складається з таких опер...
