з однотипними мовними діями - проханнями, повідомленнями, пропозиціями. Структура листи в цьому випадку може виглядати наступним чином:
I. Просимо ...
II. Також просимо ...
III. А також просимо ...
I. Повідомляємо ...
II. Одночасно повідомляємо ...
Виділення кожного мовного дії в самостійний аспект необхідно тому, що по кожній прохання, за кожною пропозицією приймається самостійне рішення.
Структура аспекту відрізняється жорсткістю і однозначністю. Вона визначається як двухчастная: перша частина містить інформацію про реальні, що мали місце факти, події (посилання, мотивація, історія питання); друга частина в аспекті модальності ірреальна, декларативна, вона називає бажані, передбачувані події, виражені за допомогою мовних дій (прохання, пропозиції, вимоги т.п.): Наполягаю на негайному погашенні боргу, тобто композиція службового листа, що містить запит, буде такою:
1. обгрунтування актуальності запиту;
2. зміст запиту;
3. очікуваний результат, якщо запит буде задоволено;
4. формулювання гарантії
Багатоаспектне лист являє собою послідовно повторювані змістовні аспекти, синтаксично оформлені у вигляді абзаців.
Для зв'язку аспектів і змістовних фрагментів одноаспектному листів використовуються стандартні вирази:
перше ...
Насамперед ...
друге ...
Потім ...
третє ...
На закінчення ...
Переходячи до наступного питання ...
Що стосується питання про ...
Враховуючи все вищесказане ...
Виходячи з вищесказаного ...
У зв'язку з необхідністю повернутися до питання про ...
Підводячи підсумки, необхідно підкреслити ...
На закінчення висловлюємо надію на ...
На закінчення хочемо нагадати Вам про ...
Об'єм абзацу коливається в ділових листах досить істотно - від одного пропозиції до сторінки і більше.
Абзацний членування може бути проведено в межах тексту одноаспектному листи, що представляє ідеальний варіант композиції, а також у межах однієї композиційної частині листа, що збігається з аспектом. Червоної рядком виділяється нова думка, тема або новий поворот теми листа.
Стандартизація та уніфікація, що вимагають одноманітності в побудові тексту, зумовили строгу композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа.
Недотримання цих правил ускладнює процес сприйняття текстової інформації . Листи, в яких не дотримуються правила абзацного членування і виділення аспектів змісту, доводиться читати і перечитувати по кілька раз, що різко знижує їх ефективність.
Мовний стандарт ділового листа
Своєрідним підсумком стандартизації мови ділового листа стали тексти-аналоги, або типові тексти, і трафаретні листи.
Зразок
ВАТ "ЕКСПО-ВОЛГА"
443125, м. Самара, Московсь...
