задоволенням повідомляємо Вам ...
Візьміть до відома ...
Доводимо до Вашого відома ...
Наведені вище стандартні вирази функціонально однорідні, проте тональність їх відчутно різниться. В одному випадку підкреслюється шанобливе ставлення до адресата, котрий володіє досить високим соціальним статусом, у другому - офіційність, адміністративний тиск.
Комунікативні ролі - це ролі ініціатора письмового діалогу і відповідає боку. Ініціативні листи; потребують відповіді, - у діловій практиці це комерційно, листи. Причому відповідати потрібно по можливості швидко, бажано в триденний термін. Максимальна відстрочка відповіді не повинна перевищувати 10-12 днів.
Ініціативні листи, які не потребують обов'язкового відповіді:
В· листи-вимоги,
В· листи-попередження,
В· гарантійні листи,
В· листи подяки,
В· листи-повідомлення,
В· листи-нагадування,
В· супровідні листи,
В· листи-заяви,
В· листи-сповіщення,
В· листи-запрошення,
В· рекламні листи,
В· листи-пропозиції (подання).
Рольові позиції ініціатора і відповідача реалізуються в тексті листа у вигляді стійких формул введення повідомлення:
Справжнім відповідаємо на Ваш лист за В© ... від ...
Відповідаємо на Ваш запит про поставку запасних частин от ...
Дозвольте запропонувати Вам ...
Прошу Вас вислати зразки матеріалів ...
Причому в листах-відповідях обов'язково повторюються формулювання ініціативного листа. Наприклад, лист-відповідь, що містить відмову в проханні або відхилення пропозиції, складається за схемою:
1. повторення прохання;
2. причини, з яких прохання не може бути задоволена або чому пропозиція не може бути прийнято;
3. констатація відмови або відхилення пропозиції.
На Ваше прохання про додаткову оплату торгової націнки на підручники повідомляю, що між Головним управлінням освіти Самарської області та Роскнігой в 1995 році угоду підписано не було. Тому оплачувати торгову націнку в розмірі 25% Головне управління освіти не буде.
На закінчення ініціативних листів часто вживаються фрази, що вказують на бажані терміни відповіді:
З нетерпінням чекаємо Вашого листа.
Просимо відповісти по можливості швидше.
Просимо відповісти у двотижневий термін.
Прошу відіслати відповідь зворотного електронною поштою.
3 Композиція ділових листів
Кожне діловий лист може містити один або кілька аспектів - Змістовних фрагментів, що включають мовне дію. Звідси листи діляться на одноаспектному і багатоаспектні. Виклад кожного аспекту змісту в складному листі зазвичай починається з нового абзацу. Композиція, або структура, тексту офіційного листа - це послідовність розташування його складових частин - аспектів. Причому в якості самостійних аспектів розглядаються мовні фрагменти...
