p> 2. Час і місце. Два параметра, які необхідно врахувати, частково вони будуть здаватися цілями і аудиторією. Частково - бути умовами зовнішнього середовища, неправильно обраний час не дозволить цільової аудиторії відвідати захід, неправильно вибране місце - може відлякати цільову аудиторію і залучити непотрібних людей. Визначаючи час події (як дату так і тривалість), слід врахувати безліч зовнішніх чинників: пора року, погодні умови, календар (свята, будні і вихідні дні), традиційні способи структурування часу цільової аудиторії. Важливо враховувати паралельні події, що мають значення для аудиторії. Визначаючись з місцем проведення, треба відштовхуватися від поставлених цілей і смакових пристрастей аудиторії. У більшості випадків місце проведення заходу грає серйозну роль при ухваленні рішення про те, чи варто його відвідати. Чи просто до нього добратися, чи відповідає обстановка прийнятої і комфортною, чи буде він там почувати себе «у своїй тарілці», чи є у обраного місця якийсь усталений імідж, як він впливатиме на думку аудиторії?- Варто про це замислюватися, підбираючи місце проведення заходу.
3. Зміст. Сценарій. Видовище. І тільки визначившись з першими двома параметрами, можна приступати до планування змісту самого контенту. Зміст повинен відповідати аудиторії, місцем, часом і інформаційного приводу. Кожна деталь, будь то оформлення майданчика або виступ артистів, повинна бути грамотно вписана в концепцію заходу і працювати на цілісну ідею події. Сценарій не повинен бути затягнутий. Рекламні, видовищні та розважальні моменти повинні в ньому органічно поєднуватися. Незалежно від того, чи планується ділова презентація або яскравий масове свято, необхідно пам'ятати про те, що людина 80% інформації сприймає очима. І тільки 20% - іншими органами чуття. Якщо нема чим «зайняти очі» публіці, то публіка не буде слухати. Плануючи сценарій, слід подбати про видовищності кожного моменту події. І, безумовно, пам'ятати про те, що культурний і естетичний компонент заходу повинен відповідати цільовій аудиторії.
4. Інформаційна підтримка заходу. Безумовно, аудиторія повинна дізнаватися про подію заздалегідь. Залежно від формату і масштабності заходу і характеристик аудиторії для заходів місцевого значення достатнім є період від місяця до двох тижнів. Винятки бувають, але вони рідкісні. Чим масштабнішим є захід, ніж великих тимчасових і фінансових витрат вимагає участь у ньому, тим раніше має розпочатися оповіщення. Способи оповіщення залежать від формату заходу і передбачуваної аудиторії. Це може бути директ-маркетинг - якщо мова йде про заходи корпоративного формату і коло запрошуваних осіб відомий заздалегідь і обмежений, або реклама в ЗМІ, якщо захід носить відкритий і масовий характер. Для масових заходів ефективними будуть зовнішня реклама та лефлетінг (роздача інформаційних листівок). У випадку з аудиторією молодше 35 років доречно використовувати Інтернет. У будь-якому випадку при підборі арсеналу інформаційних засобів треба враховувати не тільки цільову аудиторію події, а й характер самого заходу, доречність інформації про нього в рамках того чи іншого інформаційного ресурсу. Друга хвиля інформації про захід повинна бути запущена після його проведення. Це так звані «пост-виходи» інформації в ЗМІ та Інтернеті. У разі дрібних заходів та заходів, розрахованих на обмежене коло людей, без цього можна обійтися, але не варто забувати про те, що будь-яка згадка заходи в ЗМІ у форматі новин - ...
