ти в 4-у версію відомості, накопичені в форматі 3-й версії ПК «Архівний фонд ».
«Архівний фонд» представляв собою частину взаємопов'язаного комплексу ПЗ. В органах управління архівною справою суб'єктів РФ з 1997р. Впроваджувалася програма «Фондовий каталог», а в Росархіві почав функціонувати експериментальна версія автоматизованого ЦФК.
Фондовий каталог - загальногалузева програма, призначена для органів управління архівною справою суб'єктів РФ. Вона призначена для централізованого державного обліку, інформаційного пошуку на міжархівних рівні, контролю за станом НСА і забезпечення збереження документів.
У 1997 році був затверджений Регламент державного обліку документів архівного фонду РФ, який передбачав впровадження облікових БД за умови дотримання принципу єдності традиційної та автоматизованої систем обліку.
У 2000 році на додаток до Регламенту був затверджений «Тимчасовий порядок РФ». Документ закріплював методи, процедури та засоби ведення автоматизованого обліку в державних і муніципальних архівах.
У 2002 році «Фондовий каталог» впроваджений в органах управління архівними справами в 18 суб'єктах Федерації.
За технічним завданням, складеним Інформцентр Мосгорархіва на основі вивчення традиційного та автоматизованого обліку документів, центром «ІНСОФТ» була створена програма «Облік фондів» став першою програмою, яка дозволила комплексно автоматизувати облік архівних документів в архіві. Програма дозволяла отримати у вигляді звітів як документи внутрішнього обліку (книгу обліку надходжень, список фондів, реєстр описів, книгу обліку руху фондів, описів та справ, лист фонду, книгу обліку документів передаються в інші архіви) так і централізованого обліку (паспорт архіву, картку ЦФК, відомості про зміну у складі та обсязі фондів). Таким чином, хоча загальна кількість звітівзначно поступалося програмі «Архівний фонд», це були основні облікові документи архіву.
Послідовність введення даних в облікову базу була детально продумана для того, щоб максимально підвищити точність обліку і уникнути спотворення даних. До недоліків програми можна віднести складність і велика кількість показників, труднощі в редагуванні даних - для виправлення значення даних деяких полів або видалення даних необхідно звертатися до програміста.
Що стосується процедури ведення автоматизованого обліку, вона розрізняється для федеральних архівів і суб'єктів Федерації. Федеральні архіви представляють облікові відомості безпосередньо в Росархив для включення в автоматизований фондовий каталог. Республіканські, крайові, обласні, муніципальні архіви передають дані в електронному форматі в орган управління архівною справою суб'єкта РФ. При цьому якщо не використовують іншу облікову програму, вони повинні конвертувати дані в загальногалузевий формат у складі обов'язкових реквізитів. На наступному рівні в органі управління архівною справою дані архівів вводяться в ПК «Фондовий каталог». При цьому перевіряється їх повнота і достовірність. За рішенням органу управління архівною справою, архів може бути звільнений від надання облікових документів у традиційній формі, якщо він ввів в Архівний фонд всі відомості про фонди.
Очевидно, що ведення централізованого обліку надзвичайно ускладнює те, що автоматизація обліку не впроваджено у всіх архівах і органах управління архівною справою. З цієї причини іноді доводитися вести паралельно автоматизований і традиційн...
