фонд». Однак рекомендована Експертною комісією з ААТ в якості типової була друга версія програми в FoxPro для Windows (1997 р.). Вона ж отримала широке поширення в архівах. «Архівний фонд» являє собою частину взаємопов'язаного комплексу ПЗ. У 1997 р. був затверджений Регламент державного обліку документів архівного фонду РФ, який передбачав впровадження облікових БД за умови дотриманні єдності традиційної та автоматизованої систем обліку.
«Архівний фонд» являє собою інтегрований багатофункціональний програмний комплекс, призначений для вирішення наступних завдань:
облік документів;
контроль за зберіганням документів, наявністю та фізичним станом справ;
контроль за станом НСА;
пошук документів (у другій версії програми на рівні фонду та опису; в третій версії - на рівні фонду, справи, документа, документної інформації);
ведення автоматизованого НСА (список фондів, путівник, описи, каталоги).
Облікова частина програми орієнтована насамперед на ведення централізованого обліку, а саме на створення масивів даних на формування та ведення в автоматизованому режимі фондових каталогів органів управління архівною справою і Центрального фондового каталогу.
Начальник відділу обліку, звіривши дані за допомогою пункту меню «Підрахунок зведених» в режимі адміністратора, міг отримати паспорт архіву на поточну дату. Програма створює такі види звітів, призначені для обліку документів: паспорт архіву; 57 видів переліків фондів; 43 види переліків реєстрів (описів); склад фондів та документів по категоріях; список фондів.
«Архівний фонд» виявився ефективнішим облікових програм, самостійно розроблених архівами. До того ж його впровадження не вимагало від архівів ніяких витрат, вона поширювалася безкоштовно. До переваг можна віднести і те, що програма не пред'являла високих вимог до обладнання. Тому більшість архівів відмовилося з веденням «Архівного фонду» від власних облікових програм. З 1998-2001 рік друга версія «Архівний фонд» поширювалася в республіканських, обласних, крайових, муніципальних архівах.
У 2009 р. в архівних установах почалося впровадження програмної версії «Архівний фонд 4.0», яка була вдосконалена в порівнянні з попередніми. Охоплення, автоматизованим обліком всіх видів документації повністю досягнутий в рамках 4-й версії ПК «Архівний фонд». Протягом минулого року версія пройшла дослідну експлуатацію в трьох федеральних архівах (ГАРФ, РГАЕ, філія РГАНТД) і державних архівах 10 суб'єктів Російської Федерації (Республіки Башкортостан, Татарстан, Удмуртія; Алтайський край і т.д.) і тепер готова до впровадження в якості галузевого ПЗ для ведення автоматизованого державного обліку документів АФ РФ. З'явилася можливість обліку кіно-, фоно-, відео-та електронних документів, а також роздрукування опису і, запевнивши її належним чином, отримувати повноцінний традиційний документ держобліку. Програмою автоматично створюються паспорт архіву і практично всі облікові форми, є додатками до Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук. Забезпечується можливість в автоматизованому режимі конвертува...
